કર્મચારી ફાઇલો: તમે કેટલો સમય ડેટા રાખી શકો છો?

કર્મચારી ફાઇલો: તમે કેટલો સમય ડેટા રાખી શકો છો?

એમ્પ્લોયરો સમય જતાં તેમના કર્મચારીઓ પર ઘણા બધા ડેટાની પ્રક્રિયા કરે છે. આ તમામ ડેટા કર્મચારી ફાઇલમાં સંગ્રહિત છે. આ ફાઇલમાં મહત્વપૂર્ણ વ્યક્તિગત ડેટા છે અને, આ કારણોસર, તે જરૂરી છે કે આ સુરક્ષિત રીતે અને યોગ્ય રીતે કરવામાં આવે. એમ્પ્લોયરોને આ ડેટા રાખવા માટે (અથવા કેટલાક કિસ્સાઓમાં જરૂરી) કેટલા સમય સુધી મંજૂરી આપવામાં આવે છે? આ બ્લોગમાં, તમે કર્મચારીઓની ફાઇલોના કાનૂની જાળવણી અવધિ અને તેની સાથે કેવી રીતે વ્યવહાર કરવો તે વિશે વધુ વાંચી શકો છો.

કર્મચારી ફાઇલ શું છે?

ઉપર જણાવ્યા મુજબ, એમ્પ્લોયરને વારંવાર તેના કર્મચારીઓના કર્મચારીઓના ડેટા સાથે વ્યવહાર કરવો પડે છે. આ ડેટા યોગ્ય રીતે સંગ્રહિત અને પછી નાશ કરવો આવશ્યક છે. આ એક કર્મચારી ફાઇલ દ્વારા કરવામાં આવે છે. આમાં કર્મચારી(ઓ), રોજગાર કરાર, કામગીરીના અહેવાલો વગેરેના નામ અને સરનામાની વિગતોનો સમાવેશ થાય છે. આ ડેટાએ AVG નિયમોને અનુસરતી આવશ્યકતાઓનું પાલન કરવું આવશ્યક છે, અને ચોક્કસ સમયગાળા માટે રાખવો આવશ્યક છે.

(જો તમે જાણવા માંગતા હોવ કે તમારી કર્મચારી ફાઇલ AVG ની જરૂરિયાતોને પૂર્ણ કરે છે કે કેમ, તો અમારી કર્મચારી ફાઇલ AVG ચેકલિસ્ટ તપાસો અહીં)

કર્મચારી ડેટાની જાળવણી

AVG વ્યક્તિગત ડેટા માટે ચોક્કસ રીટેન્શન અવધિ આપતું નથી. કર્મચારી ફાઇલના રીટેન્શન સમયગાળા માટે કોઈ સીધો જવાબ નથી, કારણ કે તેમાં વિવિધ પ્રકારના (વ્યક્તિગત) ડેટાનો સમાવેશ થાય છે. ડેટાની દરેક શ્રેણીને અલગ રીટેન્શન પિરિયડ લાગુ પડે છે. તે એ પણ અસર કરે છે કે વ્યક્તિ હજુ પણ કર્મચારી છે, અથવા નોકરી છોડી દીધી છે.

રીટેન્શન સમયગાળાની શ્રેણીઓ

ઉપર જણાવ્યા મુજબ, કર્મચારીઓની ફાઇલમાં વ્યક્તિગત ડેટાની જાળવણી સંબંધિત વિવિધ રીટેન્શન સમયગાળા છે. ધ્યાનમાં લેવાના બે માપદંડ છે, એટલે કે શું કર્મચારી હજુ પણ નોકરી કરે છે, અથવા નોકરી છોડી દીધી છે. નીચેના બતાવે છે કે જ્યારે ચોક્કસ ડેટાનો નાશ થવો જોઈએ, અથવા તેના બદલે જાળવી રાખવો જોઈએ.

વર્તમાન કર્મચારીઓની ફાઇલ

કર્મચારીની વર્તમાન કર્મચારી ફાઇલમાં સમાવિષ્ટ ડેટા માટે કોઈ નિશ્ચિત રીટેન્શન સમયગાળો સેટ કરવામાં આવ્યો નથી જે હજુ પણ કાર્યરત છે. AVG માત્ર એમ્પ્લોયર પર કર્મચારીઓની ફાઇલોને 'અપ ટુ ડેટ' રાખવાની જવાબદારી લાદે છે. આનો અર્થ એ છે કે એમ્પ્લોયર પોતે કર્મચારીઓની ફાઇલોની સામયિક સમીક્ષા અને જૂના ડેટાના વિનાશ માટે સમયમર્યાદા નક્કી કરવા માટે બંધાયેલા છે.

એપ્લિકેશન વિગતો

જે અરજદારને નોકરી પર રાખવામાં આવ્યો નથી તેને લગતો એપ્લિકેશન ડેટા અરજી પ્રક્રિયાના અંત પછી વધુમાં વધુ 4 અઠવાડિયાની અંદર નાશ પામવો જોઈએ. ડેટા જેમ કે પ્રેરણા અથવા અરજી પત્ર, સીવી, વર્તન પર નિવેદન, અરજદાર સાથેનો પત્રવ્યવહાર આ શ્રેણી હેઠળ આવે છે. અરજદારની સંમતિથી, લગભગ 1 વર્ષ સુધી ડેટા રાખવાનું શક્ય છે.

પુનઃ એકીકરણ પ્રક્રિયા

જ્યારે કોઈ કર્મચારી પુનઃ એકીકરણ પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરે છે અને તેની નોકરી પર પાછા ફરે છે, ત્યારે પુનઃ એકીકરણ પૂર્ણ થયા પછી મહત્તમ 2 વર્ષનો રીટેન્શન સમયગાળો લાગુ પડે છે. જ્યારે એમ્પ્લોયર સ્વ-વીમાદાતા હોય ત્યારે આમાં અપવાદ છે. તે સ્થિતિમાં, 5 વર્ષનો રીટેન્શન સમયગાળો લાગુ પડે છે.

રોજગાર સમાપ્ત થયા પછી મહત્તમ 2 વર્ષ

કર્મચારી રોજગાર છોડી દે તે પછી, કર્મચારીઓની ફાઇલમાંનો (વ્યક્તિગત) ડેટાનો મોટો ભાગ 2 વર્ષ સુધીની રીટેન્શન અવધિને આધીન છે.

આ કેટેગરીમાં શામેલ છે:

  • રોજગાર કરાર અને તેમાં સુધારાઓ;
  • રાજીનામું સંબંધિત પત્રવ્યવહાર;
  • મૂલ્યાંકન અને પ્રદર્શન સમીક્ષાઓના અહેવાલો;
  • પ્રમોશન/ડિમોશન સંબંધિત પત્રવ્યવહાર;
  • UWV અને કંપનીના ડૉક્ટર પાસેથી માંદગી પર પત્રવ્યવહાર;
  • ગેટકીપર ઇમ્પ્રૂવમેન્ટ એક્ટ સંબંધિત અહેવાલો;
  • વર્ક્સ કાઉન્સિલ સભ્યપદ પર કરાર;
  • પ્રમાણપત્રની નકલ.

રોજગાર સમાપ્ત થયાના ઓછામાં ઓછા 5 વર્ષ

ચોક્કસ કર્મચારીઓની ફાઇલ ડેટા 5-વર્ષની રીટેન્શન અવધિને આધીન છે. તેથી એમ્પ્લોયર આ ડેટાને કર્મચારીના રોજગાર છોડ્યા પછી 5 વર્ષ સુધી રાખવા માટે બંધાયેલા છે. આ નીચેના ડેટા છે:

  • પેરોલ ટેક્સ સ્ટેટમેન્ટ;
  • કર્મચારી ઓળખ દસ્તાવેજની નકલ;
  • વંશીયતા અને મૂળ ડેટા;
  • પેરોલ ટેક્સ સંબંધિત ડેટા.

તેથી આ ડેટા ઓછામાં ઓછા પાંચ વર્ષ માટે રાખવો જોઈએ, પછી ભલે તે કર્મચારીઓની ફાઇલમાં નવા નિવેદનો દ્વારા બદલવામાં આવે.

રોજગાર સમાપ્ત થયાના ઓછામાં ઓછા 7 વર્ષ

આગળ, એમ્પ્લોયર પાસે પણ કહેવાતી 'ટેક્સ રીટેન્શન ઓબ્લિગેશન' છે. આ એમ્પ્લોયરને 7 વર્ષના સમયગાળા માટે તમામ મૂળભૂત રેકોર્ડ રાખવાની ફરજ પાડે છે. તેથી આમાં મૂળભૂત ડેટા, વેતન સજાવટ, પગારપત્રક રેકોર્ડ અને પગાર કરારનો સમાવેશ થાય છે.

રીટેન્શન અવધિ સમાપ્ત થઈ ગઈ છે?

જ્યારે કર્મચારી ફાઇલમાંથી ડેટાની મહત્તમ રીટેન્શન અવધિ સમાપ્ત થઈ જાય, ત્યારે એમ્પ્લોયર હવે ડેટાનો ઉપયોગ કરી શકશે નહીં. આ ડેટા પછી નાશ કરવો જોઈએ.

જ્યારે ન્યુનત્તમ રીટેન્શન અવધિ સમાપ્ત થઈ જાય, એમ્પ્લોયર કરી શકે છે આ ડેટાનો નાશ કરો. જ્યારે લઘુત્તમ રીટેન્શન અવધિ સમાપ્ત થઈ જાય અને કર્મચારી ડેટાના વિનાશની વિનંતી કરે ત્યારે અપવાદ લાગુ થાય છે.

શું તમારી પાસે સ્ટાફ ફાઇલ રીટેન્શન સમયગાળા અથવા અન્ય ડેટા માટે રીટેન્શન સમયગાળા વિશે પ્રશ્નો છે? જો એમ હોય, તો કૃપા કરીને અમારો સંપર્ક કરો. અમારા રોજગાર વકીલો તમને મદદ કરવામાં આનંદ થશે!

ગોપનીયતા સેટિંગ્સ
અમારી વેબસાઇટનો ઉપયોગ કરતી વખતે અમે તમારા અનુભવને વધારવા માટે કૂકીઝનો ઉપયોગ કરીએ છીએ. જો તમે બ્રાઉઝર દ્વારા અમારી સેવાઓનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, તો તમે તમારા વેબ બ્રાઉઝર સેટિંગ્સ દ્વારા કૂકીઝને પ્રતિબંધિત, અવરોધિત અથવા દૂર કરી શકો છો. અમે તૃતીય પક્ષોની સામગ્રી અને સ્ક્રિપ્ટ્સનો પણ ઉપયોગ કરીએ છીએ જે ટ્રેકિંગ તકનીકોનો ઉપયોગ કરી શકે છે. આવા તૃતીય પક્ષ એમ્બેડ્સને મંજૂરી આપવા માટે તમે નીચે પસંદગીપૂર્વક તમારી સંમતિ આપી શકો છો. અમે ઉપયોગ કરીએ છીએ તે કૂકીઝ, અમે એકત્રિત કરીએ છીએ તે ડેટા અને અમે તેની પ્રક્રિયા કેવી રીતે કરીએ છીએ તે વિશે સંપૂર્ણ માહિતી માટે, કૃપા કરીને અમારી તપાસો ગોપનીયતા નીતિ
Law & More B.V.