ડચ કાયદા હેઠળ કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ માળખું

કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ ફ્રેમવર્ક એ નિયમોનો સમૂહ છે જે નક્કી કરે છે કે તમારી કંપનીમાં કોણ શું નક્કી કરે છે, કોણ દેખરેખ રાખે છે અને ડિરેક્ટરો તેમના નિર્ણયોનો કેવી રીતે હિસાબ આપે છે. નેધરલેન્ડ્સમાં તે માળખાનો મોટાભાગનો ભાગ કાયદા દ્વારા ડચ સિવિલ કોડ (બર્ગરલિજક વેટબોક, BW) ના પુસ્તક 2 માં નિર્ધારિત છે; ડચ કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ કોડ ફક્ત લિસ્ટેડ કંપનીઓ માટે બંધનકર્તા "પાલન કરો અથવા સમજાવો" નિયમો ઉમેરે છે.

ખાનગી કંપની (bv) માટે માળખું મુખ્યત્વે સંગઠનના લેખો, શેરધારકોના કરાર અને કેટલાક આંતરિક નિયમો છે. લિસ્ટેડ અથવા મોટી કંપની માટે તેમાં સુપરવાઇઝરી માળખું, સમિતિઓ અને વ્યાપક રિપોર્ટિંગ ફરજો પણ શામેલ છે. નીચે અમે કાનૂની બિલ્ડીંગ બ્લોક્સ, તમે કરી શકો છો તે પસંદગીઓ અને કાર્યક્ષમ માળખું મૂકવા માટેના પગલાં સમજાવીએ છીએ.

શા માટે શાસન માળખું મહત્વનું છે?

સ્પષ્ટ માળખું સત્તા અંગેના વિવાદોને અટકાવે છે અને ડિરેક્ટરોને જવાબદારી સામે રક્ષણ આપે છે. તે રોકાણકારો, બેંકો અને નિયમનકારોને એ પણ બતાવે છે કે નિર્ણયો કાળજીપૂર્વક લેવામાં આવે છે.

ડચ કાયદા હેઠળ, ડિરેક્ટરોએ તેમની ફરજો યોગ્ય રીતે નિભાવવી જોઈએ (કલમ 2:9 BW). જો કોઈ નિર્ણય ખોટો પડે છે, તો પ્રશ્ન એ છે કે શું ડિરેક્ટરે યોગ્ય કાળજી લીધી, યોગ્ય માહિતી ધ્યાનમાં લીધી અને આંતરિક નિયમોનું સન્માન કર્યું. એક માળખું જે રેકોર્ડ કરે છે કે કોણ શું અને કયા આધારે નિર્ણય લે છે, તે શ્રેષ્ઠ પુરાવો છે કે આ કેસ હતો.

તે સંઘર્ષના સામાન્ય સ્ત્રોતને પણ અટકાવે છે. ઘણા શેરધારકોના વિવાદોમાં, મૂળ સમસ્યા ખરાબ નિર્ણય નથી પરંતુ તે કોને લેવાની મંજૂરી આપવામાં આવી તે અંગેની અનિશ્ચિતતા છે. સત્તા, મંજૂરી અને માહિતી અંગેના સ્પષ્ટ નિયમો તે અનિશ્ચિતતાને અટકાવે છે.

કંપનીના હિત વિશે ડચ કાયદો શું કહે છે?

ડિરેક્ટરોએ કંપની અને તેના વ્યવસાયના હિતમાં કાર્ય કરવું જોઈએ (vennootschappelijk belang). તે ફક્ત શેરધારકોના હિતમાં જ નથી.

સુપ્રીમ કોર્ટે (હોજ રાડ) કાન્કુન ચુકાદા (ECLI:NL:HR:2014:797) માં પુષ્ટિ આપી હતી કે ડિરેક્ટરોએ કંપનીમાં સામેલ તમામ લોકોના હિતોને ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ, જેમ કે શેરધારકો, કર્મચારીઓ અને લેણદારો. કંપનીના હિતની સેવા કરતી વખતે, ડિરેક્ટરોએ તે હિસ્સેદારોને બિનજરૂરી અથવા અપ્રમાણસર રીતે નુકસાન પહોંચાડવાનું ટાળવું જોઈએ.

આ હિસ્સેદાર મોડેલ ડચ કોર્પોરેટ કાયદા દ્વારા ચાલે છે. તે સમજાવે છે કે શા માટે વર્ક્સ કાઉન્સિલનો વાસ્તવિક પ્રભાવ છે, શા માટે મોટી કંપનીમાં સુપરવાઇઝરી બોર્ડે કર્મચારીઓના હિતોનું પણ મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ, અને શા માટે ડચ કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ કોડ ટૂંકા ગાળાના શેરધારક વળતરને બદલે લાંબા ગાળાના મૂલ્ય નિર્માણનો ઉલ્લેખ કરે છે.

એક-સ્તરીય કે બે-સ્તરીય બોર્ડ: કયું માળખું યોગ્ય છે?

ડચ કાયદો બંનેને મંજૂરી આપે છે. બે-સ્તરીય માળખામાં એક મેનેજમેન્ટ બોર્ડ કંપની ચલાવે છે અને એક અલગ સુપરવાઇઝરી બોર્ડ (raad van commissarissen) તેનું નિરીક્ષણ કરે છે; એક-સ્તરીય માળખામાં એક્ઝિક્યુટિવ અને નોન-એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટર્સ એક બોર્ડ પર એકસાથે બેસે છે.

બે-સ્તરીય બોર્ડ

બે-સ્તરીય બોર્ડ પરંપરાગત ડચ મોડેલ છે. મેનેજમેન્ટ બોર્ડ (bestuur) કંપનીનું સંચાલન કરે છે. સુપરવાઇઝરી બોર્ડ મેનેજમેન્ટ અને સામાન્ય બાબતોનું નિરીક્ષણ કરે છે અને મેનેજમેન્ટ બોર્ડને સલાહ આપે છે.

સુપરવાઇઝરી ડિરેક્ટરોએ પણ કંપનીના હિતમાં કાર્ય કરવું જોઈએ. તેઓ તેમને નિયુક્ત કરનારા શેરધારકોના પ્રતિનિધિ નથી. તેમની ફરજ સ્વતંત્ર રીતે દેખરેખ રાખવાની, મહત્વપૂર્ણ પ્રશ્નો પૂછવાની અને યોગ્ય રીતે જાણકાર રહેવાની છે.

એક-સ્તરીય બોર્ડ

૧ જાન્યુઆરી ૨૦૧૩ થી, એક bv અથવા nv એક-સ્તરીય બોર્ડ (કલમ ૨:૧૨૯a અને કલમ ૨:૨૩૯a BW) પસંદ કરી શકે છે. એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટરો કંપનીનું સંચાલન કરે છે; બિન-એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટરો દેખરેખ રાખે છે.

કાયદા મુજબ, એક-સ્તરીય બોર્ડના અધ્યક્ષ બિન-કાર્યકારી ડિરેક્ટર હોવા જોઈએ, અને કાર્યોનું વિભાજન એસોસિએશનના લેખો અથવા બોર્ડના નિયમોમાં નોંધાયેલું હોવું જોઈએ. એક-સ્તરીય મોડેલ ઘણીવાર આંતરરાષ્ટ્રીય જૂથો દ્વારા પસંદ કરવામાં આવે છે જે તેનાથી પરિચિત હોય છે, પરંતુ તેના માટે માહિતી અને જવાબદારી પર સ્પષ્ટ કરારની જરૂર હોય છે. સિદ્ધાંતમાં, બધા ડિરેક્ટરો સામૂહિક જવાબદારી વહેંચે છે, જે બિન-કાર્યકારી ડિરેક્ટરો માટે કાર્યોનું યોગ્ય વિભાજન મહત્વપૂર્ણ બનાવે છે.

સુપરવાઇઝરી માળખું ક્યારે ફરજિયાત છે?

મોટાભાગની ખાનગી કંપનીઓ માટે સુપરવાઇઝરી બોર્ડ વૈકલ્પિક હોય છે. મોટી કંપની શાસન (માળખાગત શાસન) હેઠળ જ્યારે કોઈ કંપની સતત ત્રણ વર્ષ સુધી વૈધાનિક માપદંડોને પૂર્ણ કરે છે ત્યારે તે ફરજિયાત બની જાય છે.

ટૂંકમાં, તે માપદંડો છે: કાનૂની મર્યાદાથી ઉપર જારી કરાયેલ મૂડી અને અનામત, કાનૂની જવાબદારી હેઠળ સ્થાપિત વર્ક્સ કાઉન્સિલ, અને નેધરલેન્ડ્સમાં ઓછામાં ઓછા 100 કર્મચારીઓ (લેખ 2:153 અને 2:263 BW). શાસનની અંદરની કંપની પાસે સુપરવાઇઝરી બોર્ડ અથવા તુલનાત્મક સત્તાઓ ધરાવતું એક-સ્તરીય બોર્ડ હોવું આવશ્યક છે. ત્યારબાદ સુપરવાઇઝરી બોર્ડને સંપૂર્ણ શાસનમાં ડિરેક્ટર્સની નિમણૂક અને બરતરફ જેવી સત્તાઓ મળે છે, અને વર્ક્સ કાઉન્સિલને સુપરવાઇઝરી ડિરેક્ટરોના ત્રીજા ભાગની ભલામણ કરવાનો અધિકાર મળે છે. અમુક આંતરરાષ્ટ્રીય જૂથો માટે મુક્તિઓ અને ઘટાડાવાળી વ્યવસ્થા છે.

કોણ શું નક્કી કરે છે: શેરધારકો, બોર્ડ અને સુપરવાઇઝર?

સામાન્ય સભા (algemene vergadering) ડિરેક્ટરોની નિમણૂક અને બરતરફી કરે છે, વાર્ષિક હિસાબો અપનાવે છે અને લેખોમાં સુધારા અંગે નિર્ણય લે છે. બોર્ડ કંપનીનું સંચાલન કરે છે અને તેનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે.

બીવી માટે, નાણાકીય વર્ષના અંતના છ મહિનાની અંદર, વર્ષમાં ઓછામાં ઓછા એક વખત સામાન્ય સભા યોજવી આવશ્યક છે (કલમ 2:218 BW). આ કલમો સામાન્ય સભાને બોર્ડને સૂચનાઓ આપવાની સત્તા આપી શકે છે. બોર્ડે તે સૂચનાઓનું પાલન કરવું જોઈએ સિવાય કે તે કંપનીના હિત સાથે વિરોધાભાસી હોય (કલમ 2:239(4) BW).

મોટાભાગના માળખામાં અનામત બાબતોની યાદી ઉમેરવામાં આવે છે: સામાન્ય સભા અથવા સુપરવાઇઝરી બોર્ડની પૂર્વ મંજૂરીની જરૂર હોય તેવા નિર્ણયો. ઉદાહરણોમાં નિર્ધારિત રકમથી વધુના સંપાદન, નોંધપાત્ર દેવું લેવું, નવા બજારોમાં પ્રવેશ કરવો અને વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટની નિમણૂક કરવી શામેલ છે. આવા મંજૂરી અધિકારો આંતરિક રીતે કાર્ય કરે છે. તૃતીય પક્ષો માટે, કંપનીનું પ્રતિનિધિત્વ કરવા માટે અધિકૃત ડિરેક્ટર સામાન્ય રીતે આંતરિક મંજૂરી વિના પણ તેને બાંધી શકે છે (લેખ 2:240(3) BW). શેરધારકોના કરાર પરનો અમારો લેખ સમજાવે છે કે શેરધારકો પોતાની વચ્ચે વધુ વ્યવસ્થા કેવી રીતે રેકોર્ડ કરી શકે છે.

તમે નિર્ણય અધિકારો કેવી રીતે રેકોર્ડ કરો છો?

એસોસિએશનના લેખોમાં મૂળભૂત નિયમો અને બોર્ડના નિયમો અને મંજૂરી મેટ્રિક્સમાં વિગતો મૂકો. તે લેખોને સ્થિર રાખે છે જ્યારે રોજિંદા નિયમોમાં ફેરફાર કરી શકાય છે.

વ્યવહારુ મંજૂરી મેટ્રિક્સ, નિર્ણયના પ્રકાર મુજબ, તેને કોણ તૈયાર કરે છે, કોણ નિર્ણય લે છે અને કોણે તેને મંજૂરી આપવી જોઈએ, નાણાકીય મર્યાદા અને સહ-હસ્તાક્ષર નિયમો સાથે વ્યાખ્યાયિત કરે છે. તે સંઘર્ષોનો સામનો કેવી રીતે કરવામાં આવે છે અને નિર્ણયો કેવી રીતે મિનિટ કરવામાં આવે છે તે પણ રેકોર્ડ કરે છે. મિનિટ્સ અને નિર્ણય મેમો તમારા પુરાવા છે કે બોર્ડે પછીથી કાળજીપૂર્વક કાર્ય કર્યું.

ડિરેક્ટરોની કઈ ફરજો હોય છે?

ડિરેક્ટરોએ તેમની ફરજો યોગ્ય રીતે નિભાવવી જોઈએ, કંપનીના હિતમાં કાર્ય કરવું જોઈએ અને એવા નિર્ણયોથી દૂર રહેવું જોઈએ જેમાં તેમનો વ્યક્તિગત હિત વિરોધાભાસી હોય. તે ફરજોનો ભંગ વ્યક્તિગત જવાબદારી તરફ દોરી શકે છે.

રસ સંઘર્ષ

કંપનીના હિત સાથે સીધી કે આડકતરી રીતે વ્યક્તિગત હિતો ધરાવતા ડિરેક્ટર ચર્ચા-વિચારણા અને નિર્ણય લેવામાં ભાગ લઈ શકશે નહીં (કલમ 2:129(6) અને કલમ 2:239(6) BW). જો પરિણામે કોઈ બોર્ડ નિર્ણય ન લઈ શકાય, તો સુપરવાઇઝરી બોર્ડ નિર્ણય લે છે અથવા, જો કોઈ ન હોય, તો સામાન્ય સભા, સિવાય કે કલમોમાં અન્યથા જોગવાઈ હોય.

સંબંધિત પક્ષો સાથેના વ્યવહારો, જેમ કે ડિરેક્ટરની પોતાની કંપની અથવા મુખ્ય શેરહોલ્ડર, એક અલગ પ્રક્રિયાને પાત્ર છે. કોણે હિત જાહેર કર્યું, કોણે નિર્ણય લીધો અને કઈ શરતો પર તે રેકોર્ડ કરો. લિસ્ટેડ કંપનીઓ માટે, કાયદો મહત્વપૂર્ણ સંબંધિત પક્ષ વ્યવહારો પર ચોક્કસ નિયમો ઉમેરે છે.

ડિરેક્ટરોની જવાબદારી

કોઈ ડિરેક્ટર કંપની પ્રત્યે ફક્ત ત્યારે જ જવાબદાર બને છે જો તેને ફરજોના અયોગ્ય પ્રદર્શન માટે ગંભીરતાથી દોષી ઠેરવી શકાય (ernstig verwijt). તૃતીય પક્ષો અને નાદારીમાં, કડક નિયમો લાગુ થઈ શકે છે.

નાદારીમાં, જો ડિરેક્ટરોએ સ્પષ્ટપણે તેમની ફરજો અયોગ્ય રીતે બજાવી હોય તો તેઓ ખાધ માટે સંયુક્ત રીતે જવાબદાર ગણી શકાય અને આ નાદારીનું એક મહત્વપૂર્ણ કારણ છે (કલમ 2:248 BW). યોગ્ય હિસાબ રાખવામાં અથવા વાર્ષિક હિસાબ સમયસર ફાઇલ કરવામાં નિષ્ફળતા કાનૂની ધારણા બનાવે છે કે ફરજો અયોગ્ય રીતે બજાવાઈ હતી. ખાનગી કંપની ફક્ત ત્યારે જ શેરધારકોને વિતરણ કરી શકે છે જો બોર્ડ તેમને મંજૂરી આપે અને કંપની પછીથી તેના દેવા ચૂકવવાનું ચાલુ રાખી શકે (કલમ 2:216 BW). ડિરેક્ટરોની જવાબદારી અને કોર્પોરેટ કાયદામાં નાણાકીય સુરક્ષા પરના અમારા લેખો આ જોખમોની વધુ વિગતવાર ચર્ચા કરે છે.

એક સારું માળખું આ જોખમો ઘટાડે છે. તે બોર્ડ પાસે કઈ માહિતી હતી, જોખમોનું મૂલ્યાંકન કેવી રીતે કરવામાં આવ્યું હતું અને કોણે નિર્ણયને મંજૂરી આપી હતી તેનું દસ્તાવેજીકરણ કરે છે. સામાન્ય સભા અને ડિરેક્ટરો અને અધિકારીઓના વીમા દ્વારા ડિસ્ચાર્જ (ડિસ્ચાર્જ) વધારાની સુરક્ષા પ્રદાન કરી શકે છે, પરંતુ ફક્ત મર્યાદામાં.

તમે જોખમ વ્યવસ્થાપન અને આંતરિક નિયંત્રણ કેવી રીતે ગોઠવો છો?

બોર્ડ મુખ્ય જોખમોને ઓળખવા અને તેમને સ્વીકાર્ય મર્યાદામાં રાખવા માટે જવાબદાર છે. સુપરવાઇઝરી બોર્ડ અથવા બિન-એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટર્સ આનું નિરીક્ષણ કરે છે.

ઘણી કંપનીઓ માન્ય મોડેલોનો ઉપયોગ કરે છે, જેમ કે આંતરિક નિયંત્રણ માટે COSO, જોખમ સંચાલન માટે ISO 31000 અને ખાતરી માટે ત્રણ લાઇન મોડેલ. તે મોડેલમાં, મેનેજમેન્ટ જોખમોનું માલિકી ધરાવે છે અને તેનું સંચાલન કરે છે, જોખમ અથવા પાલન કાર્ય નીતિ અને પડકારો નક્કી કરે છે, અને આંતરિક ઓડિટ બોર્ડને સ્વતંત્ર ખાતરી પૂરી પાડે છે.

નાની કંપની માટે, એક સરળ સિસ્ટમ કામ કરે છે: ચુકવણી માટે ફરજોનું વિભાજન, નિર્ધારિત રકમથી ઉપર ચાર-આંખોનો સિદ્ધાંત, માસિક નાણાકીય બંધ અને માલિકો સાથે ટૂંકા જોખમ રજિસ્ટર. મુખ્ય મુદ્દો એ છે કે બોર્ડ બતાવી શકે છે કે તે મુખ્ય જોખમો જાણતો હતો અને તેના પર કાર્યવાહી કરી શકે છે.

પ્રામાણિકતા અને વ્હિસલબ્લોઇંગ માટે તમારે શું વ્યવસ્થા કરવી જોઈએ?

50 કે તેથી વધુ કર્મચારીઓ ધરાવતા નોકરીદાતાઓ પાસે વ્હિસલબ્લોઅર્સ પ્રોટેક્શન એક્ટ (વેટ બેશર્મિંગ ક્લોક્કેનલુઇડર્સ) હેઠળ શંકાસ્પદ ગેરરીતિ માટે આંતરિક રિપોર્ટિંગ પ્રક્રિયા હોવી આવશ્યક છે. રિપોર્ટરોને બદલો લેવા સામે રક્ષણ આપવામાં આવે છે.

આચારસંહિતા હિતોના સંઘર્ષ, ભેટો અને લાંચ વિરોધી નિયમો નક્કી કરે છે. રિપોર્ટિંગ ચેનલ ફક્ત ત્યારે જ કાર્ય કરે છે જો લોકો તેના પર વિશ્વાસ કરે. તેના માટે ગુપ્ત હેન્ડલિંગ, તપાસ માટે સ્પષ્ટ પ્રક્રિયા અને એક બોર્ડ અથવા સમિતિની જરૂર છે જે રિપોર્ટ્સ અને શીખેલા પાઠ પર નજર રાખે છે.

વર્ક્સ કાઉન્સિલ અને અન્ય હિસ્સેદારો શું ભૂમિકા ભજવે છે?

નેધરલેન્ડ્સમાં ૫૦ કે તેથી વધુ કર્મચારીઓ ધરાવતી કંપનીએ વર્ક્સ કાઉન્સિલ એક્ટ (Wet op de ondernemingsraden, WOR) હેઠળ વર્ક્સ કાઉન્સિલ (ondernemingsraad) ની સ્થાપના કરવી આવશ્યક છે. વર્ક્સ કાઉન્સિલને મહત્વપૂર્ણ આર્થિક નિર્ણયો પર સલાહ લેવાનો અને મહત્વપૂર્ણ રોજગાર નિયમો પર સંમતિનો અધિકાર છે.

સલાહનો અધિકાર નિયંત્રણના સ્થાનાંતરણ, પુનર્ગઠન, નોંધપાત્ર રોકાણ અથવા ડિરેક્ટરની નિમણૂક અથવા બરતરફી જેવા નિર્ણયોને આવરી લે છે (કલમ 25 અને કલમ 30 WOR). સલાહની વિનંતી એવા તબક્કે કરવી જોઈએ જ્યારે તે હજુ પણ નિર્ણયને પ્રભાવિત કરી શકે. સંમતિનો અધિકાર પેન્શન, કામના કલાકો અને કર્મચારીઓની દેખરેખ પ્રણાલીઓ (કલમ 27 WOR) જેવી વ્યવસ્થાઓને આવરી લે છે. આ અધિકારોને નિર્ણયોના આયોજનમાં બનાવો, પછીના વિચાર તરીકે નહીં.

શેરધારકો સામાન્ય સભામાં તેમના અધિકારોનો ઉપયોગ કરે છે. લિસ્ટેડ કંપનીઓ રોકાણકારો સાથે સંવાદ પણ જાળવી રાખે છે. બેંકો અને અન્ય ફાઇનાન્સર્સ પાસે ઘણીવાર લોન દસ્તાવેજીકરણ હેઠળ માહિતી અને મંજૂરીના અધિકારો હોય છે, જે મંજૂરી મેટ્રિક્સમાં પ્રતિબિંબિત થવા જોઈએ.

રિપોર્ટિંગ માટે કઈ ફરજો લાગુ પડે છે?

દરેક બીવી અને એનવીએ વાર્ષિક હિસાબો અને તેમના કદના આધારે મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટ તૈયાર કરવો જોઈએ અને તેને ચેમ્બર ઓફ કોમર્સ (KvK) માં ફાઇલ કરવો જોઈએ. મોટી કંપનીઓએ પણ હિસાબોનું ઓડિટ કરાવવું જોઈએ.

બીવી માટે, બોર્ડ નાણાકીય વર્ષના અંતના પાંચ મહિનાની અંદર વાર્ષિક હિસાબો તૈયાર કરે છે; સામાન્ય સભા તેને પાંચ મહિના સુધી લંબાવી શકે છે (કલમ 2:210 બીડબ્લ્યુ). દત્તક લીધા પછી, હિસાબો આઠ દિવસની અંદર અને કોઈપણ સંજોગોમાં નાણાકીય વર્ષના અંતના બાર મહિનાની અંદર કેવીકેમાં ફાઇલ કરવા આવશ્યક છે. મોડી ફાઇલિંગ દંડ તરફ દોરી શકે છે અને, નાદારીમાં, ઉપર ઉલ્લેખિત અયોગ્ય સંચાલનનું અનુમાન લગાવી શકાય છે.

EU કોર્પોરેટ સસ્ટેનેબિલિટી રિપોર્ટિંગ ડાયરેક્ટિવ (CSRD) હેઠળ સસ્ટેનેબિલિટી રિપોર્ટિંગ મોટી અને લિસ્ટેડ કંપનીઓને લાગુ પડે છે. તેનો અવકાશ અને સમયપત્રક 2025 માં EU દ્વારા બદલવામાં આવ્યું હતું, તેથી તપાસો કે તમારી કંપની ક્યારે અને ક્યારે તેમાં આવે છે.

ડચ કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ કોડ ક્યારે લાગુ પડે છે?

આ કોડ એવી લિસ્ટેડ કંપનીઓને લાગુ પડે છે જેમની રજિસ્ટર્ડ ઓફિસ નેધરલેન્ડ્સમાં છે. તેમણે તેમના મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટમાં જણાવવું પડશે કે શું તેઓ તેના સિદ્ધાંતો અને શ્રેષ્ઠ પ્રથાની જોગવાઈઓનું પાલન કરે છે અને કોઈપણ વિચલન સમજાવવું પડશે.

આ "પાલન કરો અથવા સમજાવો" ફરજનો કાયદાકીય આધાર કલમ ​​2:391 BW અને મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટની સામગ્રી પર સંબંધિત હુકમનામુંમાં છે. કોડનું વર્તમાન સંસ્કરણ ડિસેમ્બર 2022 થી છે અને ટકાઉ લાંબા ગાળાના મૂલ્ય નિર્માણ, વિવિધતા અને કંપનીની સંસ્કૃતિ પર વધુ ધ્યાન આપે છે. મોનિટરિંગ કમિટી કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ કંપનીઓ તેને કેવી રીતે લાગુ કરે છે તેનો અહેવાલ આપે છે.

સૂચિબદ્ધ ન હોય તેવી કંપનીઓ કોડ દ્વારા બંધાયેલી નથી, પરંતુ ઘણી કંપનીઓ તેનો ઉપયોગ સંદર્ભ તરીકે કરે છે, ઉદાહરણ તરીકે જ્યારે તેઓ રોકાણકારો અથવા વેચાણ માટે તૈયારી કરે છે. આખા કોડની નકલ કરવાને બદલે તમારા કદને અનુરૂપ ઘટકો પસંદ કરો.

બોર્ડ પર વિવિધતા

૧ જાન્યુઆરી ૨૦૨૨ થી, સૂચિબદ્ધ nv ના સુપરવાઇઝરી બોર્ડમાં ઓછામાં ઓછા એક તૃતીયાંશ પુરુષો અને ઓછામાં ઓછા એક તૃતીયાંશ મહિલાઓનો સમાવેશ થવો જોઈએ. જે નિમણૂક આને પૂર્ણ કરતી નથી તે રદબાતલ ગણાશે.

મોટા ઉદ્યોગસાહસિકો અને ઉદ્યોગસાહસિકોએ તેમના બોર્ડ, સુપરવાઇઝરી બોર્ડ અને વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટમાં લિંગ સંતુલન માટે યોગ્ય અને મહત્વાકાંક્ષી લક્ષ્યો પણ નક્કી કરવા જોઈએ, તેમને પ્રાપ્ત કરવા માટે એક યોજના બનાવવી જોઈએ અને આ અંગે વાર્ષિક ધોરણે સામાજિક અને આર્થિક પરિષદ (SER) ને અહેવાલ આપવો જોઈએ.

કયા EU નિયમો શાસનને અસર કરે છે?

ડચ કંપની કાયદા ઉપરાંત, ઘણા EU નિયમો બોર્ડ પર સીધી જવાબદારીઓ મૂકે છે. સૌથી મહત્વપૂર્ણ ચિંતા ડેટા સુરક્ષા, સાયબર સુરક્ષા અને કૃત્રિમ બુદ્ધિ.

• જનરલ ડેટા પ્રોટેક્શન રેગ્યુલેશન (GDPR) મુજબ કંપનીએ પાલન દર્શાવવા, ચોક્કસ કિસ્સાઓમાં ડેટા પ્રોટેક્શન ઓફિસરની નિમણૂક કરવા અને 72 કલાકની અંદર ડચ ડેટા પ્રોટેક્શન ઓથોરિટી (Autoriteit Persoonsgegevens) ને ડેટા ભંગની જાણ કરવા સક્ષમ હોવા જરૂરી છે.
• સાયબર સિક્યુરિટી એક્ટ (Cyberbeveiligingswet) દ્વારા નેધરલેન્ડ્સમાં લાગુ કરાયેલ NIS2 ડાયરેક્ટિવ, કાર્યક્ષેત્રમાં રહેલી સંસ્થાઓને મેનેજમેન્ટ બોડી દ્વારા મંજૂર અને દેખરેખ કરાયેલા સાયબર સુરક્ષા પગલાં લેવાની જરૂર છે.
• EU AI એક્ટ, જે 1 ઓગસ્ટ 2024 ના રોજ અમલમાં આવ્યો અને તબક્કાવાર લાગુ પડે છે, તે જોખમ સ્તરના આધારે AI સિસ્ટમ્સ વિકસાવતી અથવા ઉપયોગ કરતી કંપનીઓ માટે ફરજો નક્કી કરે છે.

આ દરેક ક્ષેત્રની જવાબદારી બોર્ડના નામાંકિત સભ્યને સોંપો અને ખાતરી કરો કે બોર્ડને નિયમિત અહેવાલો મળે.

તમે તમારી કંપની અનુસાર શાસન કેવી રીતે ગોઠવો છો?

માળખાને પ્રમાણસર રાખો. એક સ્ટાર્ટ-અપને સ્પષ્ટ નિર્ણય અધિકારો અને મૂળભૂત નિયંત્રણોની જરૂર હોય છે; વિદેશી પેટાકંપનીઓ ધરાવતા જૂથને સ્થાનિક ઉમેરાઓ સાથે એક સામાન્ય આધારરેખાની જરૂર હોય છે.

નાની કંપનીઓ, સ્કેલ-અપ્સ અને કૌટુંબિક વ્યવસાયો

નાની કંપનીઓ માટે, સત્તાની સ્પષ્ટ ફાળવણી, સરળ નાણાકીય નિયંત્રણો અને શેરધારકોને પારદર્શક રિપોર્ટિંગ આવશ્યક છે. રોકાણકારો જોડાતા પહેલા સલાહકાર બોર્ડ સ્વતંત્ર દેખરેખ તરફનું પ્રથમ પગલું હોઈ શકે છે.

કૌટુંબિક વ્યવસાયોમાં, શાસન પરિવાર અને કંપની વચ્ચેના સંબંધને પણ આવરી લે છે: વ્યવસાયમાં કોણ કામ કરી શકે છે, અનુગામીઓ કેવી રીતે પસંદ કરવામાં આવે છે, અને કયા ડિવિડન્ડ અને એક્ઝિટ નિયમો લાગુ પડે છે. આને વહેલા રેકોર્ડ કરવાથી પરિવારની શાખાઓ વચ્ચે પાછળથી તકરાર થતી અટકે છે.

જૂથો અને સરહદ પારની કામગીરી

જૂથમાં, પેરેન્ટ કંપની બેઝલાઇન નીતિઓ અને અનામત બાબતો નક્કી કરે છે. દરેક પેટાકંપનીના બોર્ડે હજુ પણ તેની પોતાની કંપનીના હિતમાં કાર્ય કરવું જોઈએ.

વ્યવહારમાં આ તણાવ મહત્વપૂર્ણ છે. માતાપિતા તરફથી મળેલી સૂચના જે પેટાકંપનીને નુકસાન પહોંચાડે છે, ઉદાહરણ તરીકે, તેમાંથી સંપત્તિઓ ખસેડીને, પેટાકંપનીના ડિરેક્ટરોને જવાબદારીમાં મૂકી શકે છે. ડિરેક્ટરો, સહી કરનારાઓ અને ફાઇલિંગ તારીખો સાથે એક કેન્દ્રીય એન્ટિટી રજિસ્ટર રાખો, અને ખાતરી કરો કે સ્થાનિક બોર્ડ ખરેખર મળે છે અને નિર્ણય લે છે.

ફાઉન્ડેશનો અને સંગઠનો

૧ જુલાઈ ૨૦૨૧ થી, કાનૂની સંસ્થાઓના સંચાલન અને દેખરેખ અધિનિયમ (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) એ ફાઉન્ડેશનો અને સંગઠનો પર ફરજો, હિતોના સંઘર્ષ અને જવાબદારી પર સમાન નિયમો લાગુ કર્યા છે.

તમે પગલું દ્વારા પગલું શાસન માળખું કેવી રીતે બનાવશો?

કાનૂની માળખા અને સત્તાની ફાળવણીથી શરૂઆત કરો, પછી જોખમ વ્યવસ્થાપન, રિપોર્ટિંગ અને સમીક્ષા ઉમેરો. દરેક પગલાનું દસ્તાવેજીકરણ રાખો.

• કાનૂની માળખાનો નકશો બનાવો: એન્ટિટીઝ, સંગઠનના લેખો, શેરધારકોના કરાર અને લાગુ પડતા કોઈપણ વૈધાનિક શાસન, જેમ કે મોટી કંપની શાસન.
• સત્તા ફાળવો: બોર્ડ માળખું, અનામત બાબતો, મંજૂરી મેટ્રિક્સ અને સહી નિયમો.
• મુખ્ય નીતિઓ અપનાવો: આચારસંહિતા, હિતોના સંઘર્ષ, વ્હિસલબ્લોઇંગ, ગોપનીયતા અને સાયબર સુરક્ષા.
• જોખમ વ્યવસ્થાપન અને આંતરિક નિયંત્રણ સ્થાપિત કરો, જેમાં માલિકો અને બોર્ડને નિયમિત અહેવાલો મોકલવામાં આવે.
• યોજના રિપોર્ટિંગ: વાર્ષિક હિસાબો, ફાઇલિંગની સમયમર્યાદા અને, જ્યાં સંબંધિત હોય, ટકાઉપણું રિપોર્ટિંગ.
• ડિરેક્ટરો અને મેનેજરોને તાલીમ આપો, અને દર વર્ષે અને દરેક મહત્વપૂર્ણ ઘટના પછી માળખાની સમીક્ષા કરો.

તમારે કઈ ભૂલો ટાળવી જોઈએ?

સૌથી સામાન્ય સમસ્યા એ છે કે એક માળખું ફક્ત કાગળ પર જ અસ્તિત્વ ધરાવે છે. જે નિયમોનું પાલન કરવામાં આવતું નથી તેનો ઉપયોગ પછીથી બોર્ડ વિરુદ્ધ થઈ શકે છે.

અન્ય વારંવાર થતી ભૂલોમાં અસ્પષ્ટ નિર્ણય અધિકારો, કોઈ તપાસ ન કરે તેવા લેખોમાં મંજૂરીની આવશ્યકતાઓ, મિનિટ્સ વિના બોર્ડ મીટિંગ્સ, હિતોના સંઘર્ષો જે જાહેર કરવામાં આવતા નથી અને કાર્ય કાઉન્સિલના અધિકારો છે જે નિર્ણય લેવામાં ન આવે ત્યાં સુધી ભૂલી જાય છે. આ દરેક ભૂલો શેરધારકો સાથે વિવાદ, નિર્ણયને પડકાર અથવા જવાબદારીના દાવા તરફ દોરી શકે છે.

સારમાં

• કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ ફ્રેમવર્ક એ નક્કી કરે છે કે કોણ નિર્ણય લે છે, કોણ દેખરેખ રાખે છે અને ડિરેક્ટરો તેમના નિર્ણયોનો જવાબ કેવી રીતે આપે છે.
• નેધરલેન્ડ્સમાં મુખ્ય નિયમો બુક 2 BW માં છે; ડચ કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ કોડ લિસ્ટેડ કંપનીઓને પાલન-અથવા-સમજાવટના આધારે લાગુ પડે છે.
• ડિરેક્ટરોએ કંપનીના હિતમાં કાર્ય કરવું જોઈએ, જેમાં કર્મચારીઓ, લેણદારો અને અન્ય હિસ્સેદારોના હિતોનો સમાવેશ થાય છે.
• તમે બે-સ્તરીય અને એક-સ્તરીય બોર્ડ વચ્ચે પસંદગી કરી શકો છો; મોટી કંપની શાસન દેખરેખને ફરજિયાત બનાવે છે.
• લેખો, બોર્ડના નિયમો અને મંજૂરી મેટ્રિક્સમાં સત્તા નોંધો, અને સમયસર વર્ક્સ કાઉન્સિલને સામેલ કરો.

વૈધાનિક નિયમો ડચ નાગરિક સંહિતાના પુસ્તક 2 માં મળી શકે છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

Law & More અમારા દ્વારા ડચ અને આંતરરાષ્ટ્રીય કંપનીઓને બોર્ડ માળખાં, સંગઠનના લેખો, મંજૂરીના નિયમો અને ડિરેક્ટરોની ફરજો અંગે સલાહ આપે છે કોર્પોરેટ કાયદા ટીમ. શું તમે ક્યાં ઊભા છો તે ખબર નથી? તમારી પરિસ્થિતિ વિશે અમને કહો. અમે તમને એક કાર્યકારી દિવસમાં તમારા વિકલ્પો જણાવીશું.