એક નોકરીદાતા તરીકે, તમે કર્મચારી ફાઇલમાં ફક્ત રોજગાર સંબંધ અને તમારી કાનૂની જવાબદારીઓ માટે જરૂરી ડેટા રાખી શકો છો. આરોગ્ય માહિતી એ જોવા માટેનો મુખ્ય અપવાદ છે: તમે રેકોર્ડ કરી શકો છો કે કર્મચારી ગેરહાજર છે અને તે હજુ પણ શું કરી શકે છે, પરંતુ ક્યારેય નિદાન અથવા બીમારીની પ્રકૃતિ નહીં. તે બે નિયમો, નિશ્ચિત રીટેન્શન સમયગાળા સાથે, નક્કી કરે છે કે ફાઇલમાં શું જાય છે, શું બહાર રહે છે અને તે કેટલો સમય રહી શકે છે.
તમે કર્મચારી ફાઇલમાં શું રાખી શકો છો?
તમે રોજગાર કરાર પૂર્ણ કરવા અને તમારી કાનૂની જવાબદારીઓ પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી ડેટા રાખી શકો છો. GDPR (ડચમાં: AVG) મુજબ વ્યક્તિગત ડેટાને તે હેતુ કરતાં વધુ સમય અથવા વધુ માત્રામાં રાખવામાં ન આવે.
વ્યવહારમાં, તે આવરી લે છે:
- નામ અને સરનામાની વિગતો અને જન્મ તારીખ;
- નાગરિક સેવા નંબર (બર્ગર સર્વિસ નંબર, BSN);
- રોજગારની શરૂઆતમાં તમે ચકાસેલા ઓળખ દસ્તાવેજની નકલ;
- રોજગાર કરાર અને કોઈપણ સુધારા;
- પગાર અને પગારપત્રકનો ડેટા;
- કામગીરી અંગે મૂલ્યાંકન અને પત્રવ્યવહાર;
- તાલીમ રેકોર્ડ અને ગેરહાજરી તારીખો;
- ચેતવણીઓ અથવા શિસ્તબદ્ધ પગલાંના રેકોર્ડ.
નાગરિક સેવા નંબર અને ઓળખ દસ્તાવેજની નકલ ફાઇલમાં છે કારણ કે કર અને સામાજિક સુરક્ષા કાયદામાં તેમની જરૂર છે. તે જ કાનૂની જવાબદારી તેમને કાયદેસર રાખવાનું બનાવે છે. તમે અન્ય કોઈપણ હેતુ માટે ઓળખ દસ્તાવેજની નકલ માંગી શકતા નથી.
તમે કયો ડેટા રાખી શકતા નથી?
તમે બીમારીના પ્રકાર અથવા કારણ, નિદાન, સારવાર અથવા દવા રેકોર્ડ કરી શકતા નથી. આ ત્યારે પણ લાગુ પડે છે જ્યારે કર્મચારી તમને સ્વેચ્છાએ તેના વિશે કહે, અને કર્મચારીની સંમતિથી પણ.
ડચ ડેટા પ્રોટેક્શન ઓથોરિટી (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) તેના બીમાર કર્મચારીઓ પરના નીતિ નિયમોમાં સૂચિબદ્ધ કરે છે કે જ્યારે કોઈ કર્મચારી બીમાર હોવાની જાણ કરે ત્યારે તમે શું રેકોર્ડ કરી શકો છો. ટૂંકમાં: ટેલિફોન નંબર અને કર્મચારી જ્યાં રહે છે તે સરનામું, ગેરહાજરીનો અપેક્ષિત સમયગાળો, વર્તમાન નિમણૂકો અને કાર્ય, શું સલામતી-નેટ જોગવાઈ (vangnetregeling) લાગુ પડે છે, શું ગેરહાજરી કાર્યસ્થળ પર અકસ્માત સાથે જોડાયેલી છે, અને શું જવાબદાર તૃતીય પક્ષ સાથે ટ્રાફિક અકસ્માત સામેલ છે.
કંપનીના ડૉક્ટર (bedrijfsarts) અથવા વ્યવસાયિક આરોગ્ય સેવા પાસેથી, તમે કર્મચારી કયું કામ કરી શકે છે અને કયું ન કરી શકે, ગેરહાજરીની અપેક્ષિત અવધિ, કામ માટે અસમર્થતાની ડિગ્રી અને કોઈપણ ભલામણ કરેલ ગોઠવણો પણ મેળવી અને રેકોર્ડ કરી શકો છો. તબીબી ફાઇલ પોતે કંપનીના ડૉક્ટર પાસે રહે છે. તમારી પાસે તેની કોઈ ઍક્સેસ નથી.
ફાઇલમાં ન હોય તેવા અન્ય ડેટા:
- કલમ 9 GDPR હેઠળ વ્યક્તિગત ડેટાની ખાસ શ્રેણીઓ, જેમ કે ધર્મ, રાજકીય અભિપ્રાય, ટ્રેડ યુનિયન સભ્યપદ, વંશીય મૂળ અને જાતીય અભિગમ, સિવાય કે કોઈ ચોક્કસ કાનૂની અપવાદ લાગુ પડે;
- કર્મચારીના ખાનગી જીવન વિશેની નોંધો જેનો કામ પર કોઈ પ્રભાવ નથી;
- મેનેજરો દ્વારા લખાયેલી અસંગઠિત વ્યક્તિગત છાપ. કર્મચારીઓ આ જોઈ શકે છે, અને તેઓ ઘણીવાર વિવાદમાં લખવામાં આવતા વાંચન કરતાં ખૂબ જ અલગ રીતે વાંચે છે.
તમે કર્મચારીઓનો ડેટા કેટલો સમય રાખી શકો છો?
GDPR કોઈ નિશ્ચિત સમયગાળો નક્કી કરતું નથી: ડેટા જરૂરી કરતાં વધુ સમય સુધી રાખી શકાતો નથી (કલમ 5(1)(e) GDPR). AP નીચેના સમયગાળાનો ઉપયોગ કરે છે, જે રોજગારના અંતથી ગણવામાં આવે છે.
| ડેટા | રોજગાર સમાપ્ત થયા પછી જાળવણી સમયગાળો |
|---|---|
| મોટાભાગના કર્મચારીઓનો ડેટા (કરાર, મૂલ્યાંકન, પત્રવ્યવહાર) | સામાન્ય રીતે 2 વર્ષ |
| વેતન ટેક્સ સ્ટેટમેન્ટ (loonbelastingverklaring) અને ઓળખ દસ્તાવેજની નકલ | 5 વર્ષ |
| કર હેતુઓ માટે જરૂરી ચોક્કસ પગારપત્રક ડેટા | 7 વર્ષ |
તમે જે અરજદારોને નોકરી પર રાખતા નથી તેમનો ડેટા સામાન્ય રીતે અરજી પ્રક્રિયા પછી ચાર અઠવાડિયામાં નાશ કરવામાં આવે છે. અરજદારની સંમતિથી, તમે તેમને એક વર્ષ સુધી રાખી શકો છો.
એક રીટેન્શન શેડ્યૂલ જે દરેક શ્રેણી માટે આ સમયગાળા નક્કી કરે છે, અને તમે ખરેખર જે લાગુ કરો છો, તે ઇરાદાથી પાલનને પુરાવામાં ફેરવે છે.
કર્મચારીને કયા અધિકારો છે?
કર્મચારીઓ તેમની ફાઇલ જોઈ શકે છે, ખોટો ડેટા સુધારી શકાય છે અને ચોક્કસ પરિસ્થિતિઓમાં, ડેટા ભૂંસી શકાય છે. ઍક્સેસ માટેની વિનંતી એ અધિકાર છે, પ્રતિકૂળ કૃત્ય નથી. તમારે તેનો જવાબ બિનજરૂરી વિલંબ વિના અને ઓછામાં ઓછા એક મહિનાની અંદર આપવો જોઈએ (કલમ 12(3) GDPR).
રોજગાર વિવાદની શરૂઆતમાં જ પ્રવેશ વિનંતીઓ આવે છે. કોઈપણ સમયે શરમ વગર બતાવી શકાય તેવી ફાઇલો રાખવાનું આ એક સારું કારણ છે.
તમે કર્મચારી ફાઇલ કેવી રીતે વ્યવસ્થિત રાખો છો?
નિશ્ચિત માળખા અને થોડા સ્પષ્ટ નિયમો સાથે કામ કરો. અમારી વ્યવહારુ ચેકલિસ્ટ:
- દરેક કર્મચારી માટે એક ફાઇલ ચોક્કસ માળખા સાથે રાખો, જેથી તેમાં શું છે તે સ્પષ્ટ થાય.
- જેમને તેની જરૂર છે તેમના સુધી પહોંચ મર્યાદિત કરો, અને કોની પાસે ઍક્સેસ છે તે રેકોર્ડ કરો.
- બીમારીની માહિતી કંપનીના ડૉક્ટર પાસે અને કર્મચારી ફાઇલમાંથી બહાર રાખો.
- દર વર્ષે એક નિશ્ચિત તારીખે રીટેન્શન પીરિયડ્સ લાગુ કરો, દરેક કેસ પર નહીં.
- આ બધું તમારા પ્રોસેસિંગ પ્રવૃત્તિઓના રેકોર્ડમાં રેકોર્ડ કરો (કલમ 30 GDPR). 250 થી ઓછા કર્મચારીઓ ધરાવતી સંસ્થાઓ માટે મુક્તિ ભાગ્યે જ અહીં મદદ કરે છે, કારણ કે કર્મચારીઓના ડેટાની પ્રક્રિયા નિયમિતપણે કરવામાં આવે છે. રજિસ્ટર ઘણીવાર સુપરવાઇઝરી ઓથોરિટી દ્વારા માંગવામાં આવતો પહેલો દસ્તાવેજ હોય છે.
સારમાં
- રોજગાર કરાર અને તમારી કાનૂની જવાબદારીઓ માટે જરૂરી ડેટા જ રાખો.
- ક્યારેય નિદાન અથવા બીમારીના પ્રકારને રેકોર્ડ કરશો નહીં, કર્મચારીની સંમતિથી પણ નહીં; કંપનીના ડૉક્ટરની કાર્યાત્મક મર્યાદાઓ રેકોર્ડ કરી શકાય છે.
- મોટાભાગના કર્મચારીઓનો ડેટા રોજગાર સમાપ્ત થયાના 2 વર્ષ પછી મળે છે; વેતન કર નિવેદન અને ઓળખ દસ્તાવેજની નકલ 5 વર્ષ પછી મળે છે; ચોક્કસ પગારપત્રક ડેટા 7 વર્ષ પછી મળે છે.
- એક મહિનાની અંદર ઍક્સેસ વિનંતીનો જવાબ આપો.
- દરેક શ્રેણી માટે રીટેન્શન પીરિયડ્સ એક શેડ્યૂલમાં સેટ કરો અને તેને દર વર્ષે લાગુ કરો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
શું હું કર્મચારીના પાસપોર્ટની નકલ રાખી શકું?
હા, કર અને સામાજિક સુરક્ષા કાયદા હેઠળ જરૂરી ઓળખ માટે. રોજગાર સમાપ્ત થયા પછી તેને 5 વર્ષ સુધી રાખો, અને અન્ય કોઈ હેતુ માટે તેનો ઉપયોગ કરશો નહીં.
જો કોઈ કર્મચારી મને કહે કે તે બીમાર કેમ છે, તો શું હું નોંધ કરી શકું?
ના. તમે બીમારીના પ્રકાર અથવા કારણને રેકોર્ડ કરી શકતા નથી, ભલે કર્મચારી સ્વેચ્છાએ તે માટે સંમતિ આપે અથવા સંમતિ આપે. તમે અપેક્ષિત સમયગાળો અને કર્મચારી હજુ પણ શું કામ કરી શકે છે તે રેકોર્ડ કરી શકો છો.
શું તમે ક્યાં ઊભા છો તે ખબર નથી? તમારી પરિસ્થિતિ વિશે અમને કહો. અમે તમને એક કાર્યકારી દિવસમાં તમારા વિકલ્પો જણાવીશું.
કેવી રીતે Law & More આમાં તમને મદદ કરી શકે છે તે અમારા પર સમજાવાયેલ છે રોજગાર વકીલ પાનું.
