ટૂંકો જવાબ હા છે, તમારા એમ્પ્લોયર કરી શકો છો તમારા કામના ઇમેઇલ્સ વાંચો. પરંતુ તે મફતમાં ઉપલબ્ધ કરાવવાથી ઘણું દૂર છે. નેધરલેન્ડ્સમાં, તમારા ઇનબોક્સનું નિરીક્ષણ કરવાનો એમ્પ્લોયરનો અધિકાર GDPR અને ડચ ગોપનીયતા કાયદા દ્વારા સખત રીતે નિયંત્રિત છે. તેઓ શોધવાનું વિચારી પણ શકે તે પહેલાં તેમને ગંભીર, કાયદેસર વ્યવસાયિક કારણની જરૂર હોય છે.

તો, શું તમારા નોકરીદાતા ખરેખર તમારા ઇમેઇલ્સ વાંચી શકે છે?

તમારા કામના ઇમેઇલને કંપનીની કારની જેમ વિચારો. તે તમારા એમ્પ્લોયરની છે, અને તેઓ તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તેના નિયમો નક્કી કરી શકે છે. પરંતુ તેનો અર્થ એ નથી કે તેઓ ફક્ત તમે લંચ માટે ક્યાં જાઓ છો તે જોવા માટે અંદર કેમેરા ઇન્સ્ટોલ કરી શકે છે. આ સામ્યતા ખરેખર એમ્પ્લોયરની માલિકી અને કર્મચારીના ગોપનીયતાના મૂળભૂત અધિકાર વચ્ચેના નાજુક સંતુલનના હૃદય સુધી પહોંચે છે.

ડચ હેઠળ કાયદો, આ સંતુલન કાળજીપૂર્વક કેટલાક મુખ્ય કાનૂની સિદ્ધાંતો દ્વારા સંચાલિત થાય છે જે તમારા માટે સુરક્ષા તરીકે કાર્ય કરે છે. એક નોકરીદાતા ફક્ત જિજ્ઞાસાથી તમારા ઇનબોક્સમાં બ્રાઉઝ કરવાનું નક્કી કરી શકતો નથી. તેમણે પહેલા ઉચ્ચ કાનૂની અવરોધોની શ્રેણીને પાર કરવી પડશે.

ઇમેઇલ મોનિટરિંગના મુખ્ય સિદ્ધાંતો

કોઈપણ દેખરેખને કાયદેસર ગણી શકાય તે પહેલાં, નોકરીદાતાએ સાબિત કરવું પડશે કે તેમની ક્રિયાઓ ગોપનીયતા કાયદાના ત્રણ મુખ્ય સ્તંભો સાથે સુસંગત છે. આ ફક્ત સૂચનો નથી; તે કડક કાનૂની જરૂરિયાતો છે.

• કાયદેસર હિત: નોકરીદાતા પાસે દેખરેખ માટે માન્ય, તાત્કાલિક કારણ હોવું આવશ્યક છે. આ ડેટા ભંગની તપાસ કરવા, છેતરપિંડી અટકાવવા અથવા કંપનીના વેપાર રહસ્યોનું રક્ષણ કરવા જેવું ગંભીર કંઈક હોઈ શકે છે. ફક્ત તમારા પ્રદર્શનની તપાસ કરવી એ લગભગ ક્યારેય કાયદેસર હિત માનવામાં આવતું નથી.
• આવશ્યકતા: તમારા ધ્યેયને પ્રાપ્ત કરવા માટે તમારા ઇમેઇલ્સ જોવું આવશ્યક છે. જો સમસ્યાનો ઉકેલ લાવવાનો કોઈ ઓછો કર્કશ રસ્તો હોય - જેમ કે ફક્ત તમારી સાથે સીધી વાત કરવી - તો તેમણે તે કરવું પડશે. દેખરેખ એકમાત્ર વ્યવહારુ વિકલ્પ હોવો જોઈએ.
• પ્રમાણસરતા: દેખરેખનો અવકાશ વાજબી હોવો જોઈએ અને અતિશય નહીં. કોઈ નોકરીદાતા ફક્ત એક સંભવિત સમસ્યા શોધવા માટે દરેકના ઇનબોક્સનું મોટા પાયે દેખરેખ રાખી શકે નહીં. તમારી ગોપનીયતામાં ઘૂસણખોરીને વ્યવસાયિક હિત કેટલું મહત્વપૂર્ણ છે તેની સાથે કાળજીપૂર્વક તોલવું જોઈએ.

તેના મૂળમાં, કાયદો એક સરળ પ્રશ્ન પૂછે છે: શું આ દેખરેખ કોઈ ગંભીર સમસ્યાનો લક્ષિત, અંતિમ ઉપાય છે, કે પછી તે ગોપનીયતા પર અપ્રમાણસર આક્રમણ છે?

વધુ સ્પષ્ટ ચિત્ર માટે, અહીં એક ઝડપી સંદર્ભ કોષ્ટક છે જે દર્શાવે છે કે નોકરીદાતાએ તમારા કાર્ય ઇમેઇલ્સને કાયદેસર રીતે ઍક્સેસ કરી શકે તે પહેલાં શું દર્શાવવું જોઈએ.

નોકરીદાતાના ઈમેલ મોનિટરિંગ માટેની મુખ્ય શરતો

આ પરિસ્થિતિઓ એક મજબૂત માળખું બનાવે છે જે તમારી ગોપનીયતાને પ્રથમ રાખે છે.

ડચ નોકરીદાતાઓ ઘણીવાર ગંભીર ગેરવર્તણૂકની શંકા કરે ત્યારે તપાસ શરૂ કરે છે, જેમ કે કોઈ કર્મચારી અધિકૃતતા વિના સંવેદનશીલ કંપની માહિતી શેર કરે છે. જ્યારે તેમને આ કિસ્સાઓમાં કામના ઇમેઇલ્સ ઍક્સેસ કરવાની કાયદેસર રીતે પરવાનગી છે, ત્યારે પ્રક્રિયા હજુ પણ આ કડક નિયમોને આધીન છે. કંપનીઓ પાસે સ્પષ્ટ, લેખિત નીતિઓ હોવી જોઈએ જે ઇમેઇલ મોનિટરિંગ ક્યારે અને કેવી રીતે થઈ શકે છે તે સ્પષ્ટ કરે છે, ખાતરી કરે છે કે કોઈપણ કાર્યવાહી વાજબી અને પ્રમાણસર છે. તમે ચોક્કસ વિશે વધુ જાણી શકો છો ડચ નોકરીદાતાઓ માટે કાનૂની જવાબદારીઓ આ પરિસ્થિતિઓમાં. પારદર્શિતાની આ જરૂરિયાત એકદમ મૂળભૂત છે.

આ સિદ્ધાંતોને સમજવું એ તમારા અધિકારોને જાણવાનું પ્રથમ પગલું છે. તેઓ ઇમેઇલ મોનિટરિંગ અંગે એમ્પ્લોયર દ્વારા લેવામાં આવતા દરેક નિર્ણયનો પાયો બનાવે છે, એક એવી સિસ્ટમ બનાવે છે જે તમારી ગોપનીયતાનું રક્ષણ કરે છે સિવાય કે કોઈ મહત્વપૂર્ણ અને વાજબી વ્યવસાયિક જરૂરિયાત ઊભી થાય.

GDPR દ્વારા દોરવામાં આવેલી કાનૂની રેખાઓને સમજવી

જ્યારે તમે પૂછવાનું શરૂ કરો છો, "શું મારો એમ્પ્લોયર મારા ઇમેઇલ્સ વાંચી શકે છે?", ત્યારે વાતચીત ખરેખર એક શક્તિશાળી કાયદાથી શરૂ થાય છે: જનરલ ડેટા પ્રોટેક્શન રેગ્યુલેશન (જીડીપીઆર). સમગ્ર યુરોપમાં ડેટા ગોપનીયતા માટે GDPR ને પાયાના નિયમપુસ્તક તરીકે વિચારો. તે વ્યક્તિગત માહિતી - અને હા, જેમાં તમારા ઇમેઇલ્સનો પણ સમાવેશ થાય છે - કેવી રીતે હેન્ડલ કરી શકાય તે માટે ખૂબ જ ઉચ્ચ ધોરણ નક્કી કરે છે.

અહીં નેધરલેન્ડ્સમાં, આ નિયમપુસ્તિકાને ખૂબ જ ગંભીરતાથી લેવામાં આવે છે અને ડચ ડેટા પ્રોટેક્શન ઓથોરિટી દ્વારા લાગુ કરવામાં આવે છે, ઑટોરાઇટ પર્સન્સજેજેવેન્સ (એપી). તેમનું કામ ડચ કાર્યસ્થળમાં GDPR ના સિદ્ધાંતોનું અર્થઘટન કરવાનું છે, ખાતરી કરો કે નોકરીદાતાનો પોતાનો વ્યવસાય ચલાવવાનો અધિકાર તમારા ગોપનીયતાના મૂળભૂત અધિકારને અવરોધે નહીં.

આ એક મહત્વપૂર્ણ સંતુલન કાર્ય બનાવે છે. તમારા એમ્પ્લોયર ઇમેઇલ સિસ્ટમના માલિક હોઈ શકે છે, પરંતુ તેમાંથી વહેતો ડેટા, ખાસ કરીને જ્યારે તે તમારા વિશે હોય, ત્યારે તે ખૂબ જ સુરક્ષિત છે.

કાયદેસર હિત શું છે?

કોઈપણ નોકરીદાતા તમારા ઇમેઇલ્સમાં કાયદેસર રીતે ડોકિયું કરી શકે તે માટે, તેમણે સાબિત કરવું પડશે કે તેમની પાસે "કાયદેસર હિત". આ ફક્ત એક સામાન્ય વ્યવસાયિક જિજ્ઞાસા નથી; તે કંપનીના સંચાલન માટે જરૂરી ચોક્કસ, નોંધપાત્ર અને કાયદેસર કારણ હોવું જોઈએ. રસ એટલો મહત્વપૂર્ણ હોવો જોઈએ કે તે અસ્થાયી રૂપે તમારા ગોપનીયતાના અધિકાર કરતાં વધી જાય.

આ થોડું અમૂર્ત લાગશે, તો ચાલો રેખા ક્યાં દોરવામાં આવી છે તે બરાબર જોવા માટે બે નક્કર ઉદાહરણો જોઈએ.

• માન્ય વ્યાજ: ધારો કે કંપનીનો આઇટી વિભાગ કર્મચારીના ખાતા સાથે જોડાયેલા શંકાસ્પદ આઉટબાઉન્ડ ડેટા ટ્રાન્સફરને ચિહ્નિત કરે છે. આ સંભવિત ડેટા ભંગનો સંકેત આપી શકે છે. કંપનીની સંપત્તિ અને ક્લાયન્ટ ડેટાને સુરક્ષિત રાખવા માટે સંકળાયેલા ચોક્કસ ઇમેઇલ્સની તપાસ કરવી એ લગભગ ચોક્કસપણે કાયદેસર હિત માનવામાં આવશે.
• માન્ય વ્યાજ નથી: એક મેનેજર દર શુક્રવારે બપોરે ઉત્પાદકતા ચકાસવા અને મનોબળ માપવા માટે તેમની ટીમના ઇમેઇલ્સ વાંચવાનું નક્કી કરે છે. આ સ્પષ્ટપણે અતિરેક છે. તે એક અપ્રમાણસર અને અત્યંત આક્રમક માછીમારી અભિયાન છે, જે કાયદેસર હિત તરીકે લાયક ઠરશે નહીં.

અહીં મુખ્ય તફાવત એ છે કે ચોક્કસ, ગંભીર મુદ્દાની હાજરી અને સામાન્ય, નિયમિત દેખરેખ વચ્ચેનો તફાવત છે. આ કાયદો નોકરીદાતાઓને કોઈ ચોક્કસ અને વાજબી કારણ વિના ફક્ત ઇમેઇલ્સ બ્રાઉઝ કરવાથી રોકવા માટે રચાયેલ છે.

રિમોટ અને હાઇબ્રિડ વર્કના ઉદય સાથે આ આખો મુદ્દો વધુ ગંભીર બન્યો છે. ડચ ડેટા પ્રોટેક્શન ઓથોરિટીએ નોંધ્યું છે કે ડિજિટલ કર્મચારી મોનિટરિંગ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરતી કંપનીઓમાં તીવ્ર વધારો થયો છે. 2020, ઇમેઇલ નિરીક્ષણથી લઈને ઇન્ટરનેટ વપરાશ સુધી બધું આવરી લે છે. જ્યારે આ સિસ્ટમોને કાયદેસર રીતે મંજૂરી છે, ત્યારે AP સ્પષ્ટ છે કે દેખરેખ કડક નિયમોનું પાલન કરવી જોઈએ, મુખ્યત્વે કાર્ય-સંબંધિત સંદેશાવ્યવહારની ઍક્સેસને મર્યાદિત કરવી જોઈએ અને ખાનગી ઇમેઇલ્સને સ્પષ્ટપણે બાકાત રાખવી જોઈએ.

પ્રમાણસરતા અને સહાયકતાના સિદ્ધાંતો

કાયદેસર હિત હોવા છતાં, બે વધુ સિદ્ધાંતો અમલમાં આવે છે: પ્રમાણ અને સહાયકતા. આ વધારાના નિયંત્રણો અને સંતુલન તરીકે કાર્ય કરે છે, ખાતરી કરે છે કે દેખરેખ એ છેલ્લો ઉપાય છે, પ્રથમ સાધન નહીં.

પ્રમાણસરતા પૂછે છે: શું તમે જે સમસ્યાનો ઉકેલ લાવવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો તેના માટે દેખરેખનું સ્તર વાજબી છે? કોઈ ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ વિશે જ્યાં ગેરવર્તણૂકની શંકા હોય તેના વિશે એક કર્મચારીના ઇમેઇલ્સ વાંચવા એ એક વાત છે; સમગ્ર કંપનીના ઇમેઇલ ટ્રાફિકનું નિરીક્ષણ કરવું એ સંપૂર્ણપણે અલગ વાત છે.

સહાયકતા પૂછે છે: શું સમાન ધ્યેય પ્રાપ્ત કરવાનો કોઈ ઓછો કર્કશ રસ્તો છે? જો કોઈ મેનેજર કર્મચારીના પ્રદર્શન વિશે ચિંતિત હોય, તો પહેલું પગલું સીધી વાતચીત હોવી જોઈએ, શું ચાલી રહ્યું છે તે જાણવા માટે તેમના ઇમેઇલ્સ ગુપ્ત રીતે વાંચવા નહીં.

એકસાથે, આ સિદ્ધાંતો નોકરીદાતાઓને શક્ય તેટલી સંકુચિત, સૌથી આદરપૂર્ણ રીતે કાર્ય કરવા દબાણ કરે છે, ભલે તેમની પાસે દેખરેખ રાખવાનું માન્ય કારણ હોય. આ ઘોંઘાટમાં ઊંડા ઉતરવા માટે, તમે આ વિશ્લેષણનું અન્વેષણ કરી શકો છો https://lawandmore.eu/blog/email-data-protection-under-gdpr/.

આખરે, GDPR એ સ્થાપિત કરે છે કે તમારી ગોપનીયતા ડિફોલ્ટ સેટિંગ છે. આમાંથી કોઈપણ વિચલન માટે તમારા એમ્પ્લોયર તરફથી મજબૂત, દસ્તાવેજીકૃત અને કાયદેસર રીતે યોગ્ય સમર્થનની જરૂર છે. વ્યાપક GDPR પાલન ચેકલિસ્ટ સંસ્થાઓ માટે આ જટિલ જરૂરિયાતોને પાર પાડવા અને કાયદાની જમણી બાજુએ રહે તેની ખાતરી કરવા માટે એક અમૂલ્ય માર્ગ બની શકે છે.

ક્યારે દેખરેખ વાજબી છે અને ક્યારે તે રેખા પાર કરે છે

કાનૂની સિદ્ધાંતને જાણવો એ એક વાત છે, પરંતુ વાસ્તવિક દુનિયામાં તે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તે જોવું એ છે કે નિયમો ખરેખર કેવી રીતે કાર્ય કરે છે. કાયદેસર હિત, આવશ્યકતા અને પ્રમાણસરતાના સિદ્ધાંતો ફક્ત અમૂર્ત કાનૂની ખ્યાલો નથી; તે વ્યવહારુ પરીક્ષણો છે જે નક્કી કરે છે કે નોકરીદાતાનું નિરીક્ષણ વાજબી છે કે તમારા અધિકારોનું ગંભીર ઉલ્લંઘન છે.

ચાલો પાઠ્યપુસ્તકની વ્યાખ્યાઓથી દૂર જઈએ અને કેટલાક સ્પષ્ટ દૃશ્યો જોઈએ. આ પરિસ્થિતિઓમાંથી પસાર થઈને, તમને એમ્પ્લોયર ક્યારે મજબૂત જમીન પર હોઈ શકે છે - અને ક્યારે તેઓ સ્પષ્ટપણે ખૂબ આગળ વધી ગયા છે તેનો વધુ સારો અનુભવ થશે.

વાજબી દેખરેખ: એક નક્કર ઉદાહરણ

કલ્પના કરો કે એક સોફ્ટવેર કંપનીને ખબર પડે છે કે તેના ગુપ્ત સોર્સ કોડના કેટલાક ભાગો ઓનલાઈન લીક થયા છે. નાણાકીય અને સ્પર્ધાત્મક નુકસાન ખૂબ મોટું હોઈ શકે છે. એક ઝડપી આંતરિક તપાસમાં એક ચોક્કસ વિકાસ ટીમને લીકના સંભવિત સ્ત્રોત તરીકે નિર્દેશ કરવામાં આવે છે.

આ પરિસ્થિતિમાં, નોકરીદાતા પાસે એક શક્તિશાળી છે કાયદેસર વ્યાજ: તેની મુખ્ય બૌદ્ધિક સંપત્તિનું રક્ષણ કરવું અને વધુ નુકસાન અટકાવવું. તે એક તાત્કાલિક અને ગંભીર બાબત છે.

આનો સામનો કરવા માટે, કંપની તે ટીમના મુઠ્ઠીભર ડેવલપર્સના કામના ઇમેઇલ્સની લક્ષિત શોધ ચલાવવાનું નક્કી કરી શકે છે. શોધ ફક્ત લીક થયેલા કોડથી સંબંધિત કીવર્ડ્સ સુધી મર્યાદિત હશે અને ફક્ત તાજેતરના, સંબંધિત સમયમર્યાદાને આવરી લેશે. આ ક્રિયા લગભગ ચોક્કસપણે બંને તરીકે જોવામાં આવશે જરૂરી અને પ્રમાણસર.

શા માટે? કારણ કે સામાન્ય ટીમ મીટિંગ બોલાવવા જેવા નરમ અભિગમથી કદાચ સ્ત્રોત મળશે નહીં અને તે ફક્ત દોષિત પક્ષને જ ખબર પડી શકે છે, જેનાથી તેમને તેમના પાટા છુપાવવા માટે સમય મળી શકે છે. અહીં દેખરેખ સાંકડી, કેન્દ્રિત અને સીધી રીતે મહત્વપૂર્ણ વ્યવસાયિક સમસ્યાના ઉકેલ સાથે જોડાયેલી છે.

જ્યારે દેખરેખ મર્યાદા ઓળંગે છે

હવે, ચાલો સિક્કો ઉલટાવીએ. એક માર્કેટિંગ એજન્સીના મેનેજરની કલ્પના કરો જેને ફક્ત એવો અંદાજ છે કે તેમની ટીમ રિમોટ પર કામ કરતી વખતે પૂરતી મહેનત કરી રહી નથી. "ગુણવત્તા તપાસવા અને ઉત્પાદકતા સુનિશ્ચિત કરવા" માટે, મેનેજર ગુપ્ત રીતે વાંચવાનું નક્કી કરે છે બધા દરેક દિવસના અંતે ટીમના દરેક સભ્ય તરફથી આવતા ઇમેઇલ્સ.

આ ગેરકાયદેસર દેખરેખનું ઉત્તમ ઉદાહરણ છે. કોઈ ચોક્કસ, તાત્કાલિક સમસ્યા નથી - ફક્ત ઉત્પાદકતા વિશે એક અસ્પષ્ટ ચિંતા. આ કાર્યવાહી દરેક કાનૂની કસોટીમાં નિષ્ફળ જાય છે:

• કોઈ કાયદેસર હિત નથી: કામગીરી તપાસવાની સામાન્ય ઇચ્છા ઉચ્ચ કાનૂની મર્યાદાની નજીક આવતી નથી.
• જરૂરી નથી: મેનેજર પાસે કામગીરીનું સંચાલન કરવા માટે ઘણી ઓછી કર્કશ રીતો છે, જેમ કે સ્પષ્ટ લક્ષ્યો નક્કી કરવા, નિયમિત ચેક-ઇન કરવા, અથવા ફક્ત પૂર્ણ થયેલા કાર્યની સમીક્ષા કરવી.
• એકદમ અપ્રમાણસર: દરેક ઇમેઇલ વાંચવું એ ગોપનીયતા પર ભારે આક્રમણ છે જે મેનેજરની અસ્પષ્ટ ચિંતા સાથે સંપૂર્ણપણે બહાર છે. તે માછીમારી અભિયાન છે, લક્ષિત તપાસ નથી.

મુખ્ય તફાવત અભિગમમાં છે. વાજબી દેખરેખ એ એક સર્જન જેવું છે જે કોઈ ચોક્કસ, નિદાન થયેલ સમસ્યાને ઉકેલવા માટે સ્કેલ્પેલનો ઉપયોગ કરે છે. ગેરકાયદેસર દેખરેખ એ તળાવના તળિયે એક વિશાળ જાળ ખેંચવા જેવું છે, એવી આશામાં કે તમને કંઈક રસપ્રદ મળશે.

ગ્રે એરિયામાં નેવિગેટ કરવું

અલબત્ત, દરેક પરિસ્થિતિ એટલી કાળી અને સફેદ હોતી નથી. ઘણી સામાન્ય કાર્યસ્થળની પરિસ્થિતિઓ ગ્રે એરિયામાં આવે છે જ્યાં સંદર્ભ જ બધું હોય છે. એવા કર્મચારી વિશે વિચારો જે લાંબા ગાળાની માંદગીની રજા પર છે. શું તેમના મેનેજર તેમના ઇનબોક્સમાં કોઈ મહત્વપૂર્ણ ક્લાયન્ટ ફાઇલ શોધી શકે છે જે હાલમાં જરૂરી છે?

આ તે છે જ્યાં સિદ્ધાંત સહાયકતા- ઓછામાં ઓછી ઘુસણખોરીવાળી પદ્ધતિ શોધવી - ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. શું ગોપનીયતાનો આદર થાય તે રીતે ધ્યેય પ્રાપ્ત કરી શકાય છે?

• ખોટો રસ્તો: મેનેજર ફક્ત કર્મચારીના ઇમેઇલમાં લોગ ઇન કરે છે અને આસપાસ ફરવાનું શરૂ કરે છે. આ એક મોટો અતિરેક છે કારણ કે તે તેમને દરેક વસ્તુની ઍક્સેસ આપે છે, જેમાં સંભવિત ખાનગી અથવા તબીબી-સંબંધિત સંદેશાઓનો પણ સમાવેશ થાય છે.
• સાચો માર્ગ: મેનેજર આઇટી એડમિનિસ્ટ્રેટરને ચોક્કસ, મર્યાદિત શોધ કરવા કહે છે માત્ર તે ક્લાયન્ટ ફાઇલ. વધુ સારું, જો શક્ય હોય તો, કંપની બીમાર કર્મચારીનો સંપર્ક કરીને તેમની પરવાનગી માંગી શકે છે અથવા તેમને દસ્તાવેજ પોતે આગળ મોકલવા માટે વિનંતી કરી શકે છે.

આ બીજો અભિગમ કર્મચારીની ગોપનીયતાનો આદર કરે છે, જ્યારે વ્યવસાયને તેની જરૂરિયાત મુજબ બધું મેળવવાની મંજૂરી આપે છે. તે ઓછામાં ઓછું આક્રમક ઉકેલ શોધવાની પ્રતિબદ્ધતા દર્શાવે છે, જે ડચ કાયદા હેઠળ એક મુખ્ય આવશ્યકતા છે. નોકરીદાતાઓએ દરેક પરિસ્થિતિમાં ગોપનીયતા ઘૂસણખોરી સામે તેમની વ્યવસાયિક જરૂરિયાતોનું કાળજીપૂર્વક મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ, હંમેશા એવો માર્ગ પસંદ કરવો જોઈએ જે કર્મચારીના વ્યક્તિગત ક્ષેત્રમાં ઓછામાં ઓછું શક્ય વિક્ષેપ લાવે. આ કાળજીપૂર્વક વિચારણા એ છે જે જવાબદાર સંચાલનને વિશ્વાસ ભંગ અને કાયદાથી અલગ કરે છે.

કંપની નીતિઓ અને કાર્ય પરિષદોની ભૂમિકા

જ્યારે GDPR અને ડચ કાયદો તમારી ગોપનીયતા માટે મજબૂત કાનૂની કવચ પૂરું પાડે છે, ત્યારે તમારા સંરક્ષણની પહેલી હરોળ ઘણીવાર ઘરની ખૂબ નજીક જોવા મળે છે: તમારી કંપનીના પોતાના આંતરિક નિયમોમાં. ઇમેઇલ અને ઇન્ટરનેટના ઉપયોગ અંગે સ્પષ્ટ, પારદર્શક અને લેખિત નીતિ ફક્ત ડચ નોકરીદાતાઓ માટે સૂચન નથી; જો તેઓ ક્યારેય દેખરેખ રાખવાનો ઇરાદો ધરાવે છે તો તે કાનૂની પૂર્વશરત છે.

આ નીતિને તમારા અને તમારા નોકરીદાતા બંને માટે સત્તાવાર નિયમપુસ્તક તરીકે વિચારો. તે સ્પષ્ટ રીતે જણાવવું જોઈએ, સામાન્ય રીતે તમારા રોજગાર કરાર અથવા કર્મચારી માર્ગદર્શિકાના ભાગ રૂપે. એક નોકરીદાતા આ મૂળભૂત દસ્તાવેજને સ્થાને રાખ્યા વિના અને તમને તેના વિશે ખબર ન હોય તેની ખાતરી કર્યા વિના એક દિવસ ઇમેઇલ તપાસવાનું શરૂ કરવાનું નક્કી કરી શકતો નથી.

સુસંગત નીતિમાં શું શામેલ હોવું જોઈએ

નેધરલેન્ડ્સમાં ઇમેઇલ મોનિટરિંગ નીતિ ટકી રહે તે માટે, તે ચોક્કસ અને પારદર્શક હોવી જોઈએ. "અમે ઇમેઇલ્સ પર નજર રાખવાનો અધિકાર અનામત રાખીએ છીએ" જેવા અસ્પષ્ટ નિવેદનો ફક્ત તેમાં ઘટાડો કરશે નહીં. તેના બદલે, સુસંગત નીતિએ સરળ ભાષામાં ઘણી મુખ્ય વિગતો રજૂ કરવી પડશે.

કાયદેસર રીતે યોગ્ય નીતિમાં સ્પષ્ટપણે જણાવવું જોઈએ:

• દેખરેખ રાખવાના કારણો: તેણે તેની પાછળના કાયદેસર હિતો સ્પષ્ટ કરવા જોઈએ, જેમ કે ડેટા લીક અટકાવવા અથવા છેતરપિંડીની તપાસ કરવી.
• સામેલ પ્રક્રિયાઓ: નીતિમાં સમજાવવાની જરૂર છે કે દેખરેખ કેવી રીતે થશે, કોની પાસે ઍક્સેસ હશે અને કયા ચોક્કસ ડેટા પર ધ્યાન આપી શકાય.
• ડેટા કેટલો સમય સંગ્રહિત થાય છે: તેમાં સ્પષ્ટતા હોવી જોઈએ કે મોનિટરિંગ દરમિયાન એકત્રિત કરવામાં આવેલ કોઈપણ ડેટા સુરક્ષિત રીતે કાઢી નાખવામાં આવે તે પહેલાં કેટલો સમય રાખવામાં આવશે.
• કર્મચારી તરીકે તમારા અધિકારો: દસ્તાવેજમાં તમને તમારા અધિકારોની જાણ હોવી જોઈએ, જેમાં તમારા ડેટાને ઍક્સેસ કરવાનો અને ફરિયાદ નોંધાવવાનો અધિકારનો સમાવેશ થાય છે.

આ સ્તરની વિગતો ખાતરી કરે છે કે ભવિષ્યમાં કોઈ આશ્ચર્ય ન થાય. રમતના નિયમો વિશે સ્પષ્ટ રહેવું એ તમારા એમ્પ્લોયરની ફરજનો એક ભાગ છે. તમે અમારી માર્ગદર્શિકાનું અન્વેષણ કરીને વધુ જાણી શકો છો એમ્પ્લોયર અને કર્મચારીની જવાબદારીઓને સમજવી.

વર્ક્સ કાઉન્સિલની શક્તિ

ઘણી ડચ કંપનીઓમાં, રક્ષણનું બીજું એક શક્તિશાળી સ્તર છે: વર્ક્સ કાઉન્સિલ (અથવા ઓન્ડરનેમિંગ્સરાડ). જો તમારી કંપની પાસે 50 કે તેથી વધુ કર્મચારીઓ, કાયદેસર રીતે એક હોવું જરૂરી છે. કર્મચારીઓનો આ ચૂંટાયેલો જૂથ સમગ્ર કાર્યબળના હિતોનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે.

જ્યારે કર્મચારી દેખરેખની વાત આવે છે, ત્યારે વર્ક્સ કાઉન્સિલ પાસે નોંધપાત્ર સત્તા છે. નોકરીદાતા વર્ક્સ કાઉન્સિલની સંમતિ લીધા વિના કર્મચારીઓની દેખરેખ માટેની સિસ્ટમ - જેમાં ઇમેઇલ મોનિટરિંગનો સમાવેશ થાય છે - એકપક્ષીય રીતે અમલમાં મૂકી શકતો નથી અથવા બદલી શકતો નથી. આ કાઉન્સિલના સૌથી મજબૂત અધિકારોમાંનો એક છે, જેને સંમતિનો અધિકાર તરીકે ઓળખવામાં આવે છે (ઇન્સ્ટેમિંગ્સ્રેક્ટ).

સંમતિ માટેની આ આવશ્યકતા એક મહત્વપૂર્ણ આંતરિક તપાસ અને સંતુલન તરીકે કાર્ય કરે છે. વર્ક્સ કાઉન્સિલ એમ્પ્લોયરના પ્રસ્તાવની ચકાસણી કરશે, તે જરૂરી છે કે નહીં, પ્રમાણસર છે કે નહીં અને કર્મચારીની ગોપનીયતા પર તેની શું અસર પડશે તે અંગે કઠિન પ્રશ્નો પૂછશે.

વર્ક્સ કાઉન્સિલ મૂળભૂત રીતે દ્વારપાલ તરીકે કાર્ય કરે છે. તે ખાતરી કરે છે કે કોઈપણ દેખરેખ પ્રણાલી ફક્ત કાયદાકીય રીતે સુસંગત નથી પણ કર્મચારીના દૃષ્ટિકોણથી વાજબી અને વાજબી પણ છે, તે પહેલાં તેને અમલમાં મૂકવામાં આવે.

આ પ્રક્રિયા મેનેજમેન્ટ અને કર્મચારી પ્રતિનિધિઓ વચ્ચે સંવાદ શરૂ કરવા દબાણ કરે છે, જે ઘણીવાર વધુ સંતુલિત અને ગોપનીયતા-આદર આપતી નીતિમાં પરિણમે છે. અદ્યતન ડિજિટલ સર્વેલન્સ ટૂલ્સના ઉદય સાથે વર્ક્સ કાઉન્સિલની ભૂમિકા ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ છે.

જો તમને તમારી કંપનીની દેખરેખ પ્રથાઓ વિશે ચિંતા હોય, તો તમારા વર્ક્સ કાઉન્સિલના પ્રતિનિધિ ઘણીવાર સૌથી પહેલા સંપર્ક કરવા માટે શ્રેષ્ઠ વ્યક્તિ હોય છે. તેમને તમારા વતી હિમાયત કરવાની સત્તા આપવામાં આવી છે અને તેઓ તપાસ કરી શકે છે કે શું યોગ્ય પ્રક્રિયાઓનું પાલન કરવામાં આવ્યું હતું. તેમની સંડોવણી ડચ કાર્યસ્થળમાં ગોપનીયતાના રક્ષણનો પાયો છે.

કાર્યસ્થળ પર તમારી ગોપનીયતાને સુરક્ષિત રાખવા માટેના વ્યવહારુ પગલાં

તમારા કાનૂની અધિકારો જાણવા એ એક વાત છે, પરંતુ તમારી પોતાની ગોપનીયતાનું સક્રિયપણે રક્ષણ કરવું એ વધુ શક્તિશાળી છે. જ્યારે ડચ કાયદો મજબૂત સલામતી જાળ પ્રદાન કરે છે, ત્યારે શ્રેષ્ઠ બચાવ હંમેશા સારો ગુનો હોય છે. તેનો અર્થ એ છે કે શરૂઆતથી જ તમારા વ્યક્તિગત અને વ્યાવસાયિક જીવન વચ્ચે એક સ્પષ્ટ સીમા બનાવવી.

આ ફક્ત સંગઠિત રહેવા વિશે નથી; તે એક વ્યૂહાત્મક પગલું છે. તમારા ડિજિટલ વિશ્વોને સક્રિય રીતે અલગ કરીને, જો કોઈ વિવાદ ક્યારેય ઉભો થાય તો તમે તમારી કાનૂની સ્થિતિને મજબૂત બનાવો છો. તમે કોઈપણ ગ્રે એરિયા દૂર કરો છો, જેનાથી નોકરીદાતા માટે વ્યક્તિગત સંદેશાઓ દ્વારા જાસૂસીને વાજબી ઠેરવવાનું ખૂબ મુશ્કેલ બને છે, પછી ભલે તે કંપનીના સર્વર પર હોય.

કાર્ય અને અંગત જીવન વચ્ચે સ્પષ્ટ રેખા દોરો

તમે જે સૌથી અસરકારક વસ્તુ કરી શકો છો તે છે તમારા કાર્ય અને વ્યક્તિગત સંદેશાવ્યવહારને ભૌતિક અને ડિજિટલ બંને રીતે અલગ રાખો. તમારા કાર્યસ્થળના ઇમેઇલ એકાઉન્ટને ઓફિસમાં જાહેર નોટિસ બોર્ડની જેમ વિચારો - વ્યાવસાયિક જાહેરાતો માટે ઉત્તમ, પરંતુ ખાનગી ચેટ્સ માટે નહીં.

અહીં જીવન જીવવા માટે કેટલાક સરળ નિયમો છે:

• અલગ ખાતાઓનો ઉપયોગ કરો: ક્યારેય, ક્યારેય તમારા કાર્યસ્થળના ઇમેઇલનો ઉપયોગ વ્યક્તિગત વ્યવસાય માટે ન કરો. તેનો અર્થ એ છે કે ડૉક્ટરની એપોઇન્ટમેન્ટ બુક કરાવવાથી લઈને ઓનલાઈન ખરીદી કરવાથી લઈને તમારા બાળકની શાળાને ઇમેઇલ કરવા અથવા વ્યક્તિગત ન્યૂઝલેટર્સ માટે સાઇન અપ કરવા સુધી બધું જ.
• ઓટો-ફોરવર્ડિંગ ટાળો: તમારા વ્યક્તિગત ખાતામાંથી ઇમેઇલ્સ આપમેળે તમારા કાર્યસ્થળના ઇનબોક્સમાં ફોરવર્ડ કરવાની ઇચ્છાનો પ્રતિકાર કરો, અથવા બીજી રીતે. આ રેખાઓને અસ્પષ્ટ કરવાની અને આકસ્મિક રીતે કંપની સિસ્ટમ્સ પર સંવેદનશીલ વ્યક્તિગત માહિતી ખેંચવાની એક ખાતરીપૂર્વકની રીત છે.
• ઉપકરણો પ્રત્યે સચેત રહો: જો શક્ય હોય તો, તમારા વ્યક્તિગત ફોન અથવા કમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ વ્યક્તિગત બાબતો માટે કરો. તે હંમેશા વ્યવહારુ નથી, પરંતુ કાર્યસ્થળના કમ્પ્યુટર પર વ્યક્તિગત ખાતાઓમાં લોગ ઇન કરવાનું ટાળવાથી તમે પાછળ છોડી જતા ડેટા ટ્રેઇલને ઘટાડવામાં ઘણો મદદ મળે છે.

આ કડક અલગતા રાખીને, તમે એક સ્પષ્ટ સંકેત મોકલો છો: આ વ્યાવસાયિક છે, અને કે વ્યક્તિગત છે. આ સરળ આદત આકસ્મિક ગોપનીયતા ભંગ સામે તમારો સૌથી મજબૂત બચાવ છે.

આ અલગતા એટલી મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે તે તમારા ખાનગી જીવનના કોઈપણ નિરીક્ષણને વાજબી ઠેરવવાનું અતિ મુશ્કેલ બનાવે છે. જો કોઈ એમ્પ્લોયરની કાયદેસર તપાસમાં "ખાનગી" તરીકે સ્પષ્ટ રીતે ચિહ્નિત થયેલ ઇમેઇલ મળે છે, તો તેઓ કાયદેસર રીતે વાંચવાનું બંધ કરવા અને તેની સામગ્રીને અવગણવા માટે બંધાયેલા છે.

એક સમર્પિત ખાનગી ફોલ્ડર બનાવો

અલબત્ત, ભૂલો થઈ શકે છે. કોઈ મિત્ર આકસ્મિક રીતે તમારા કાર્યસ્થળના સરનામા પર કોઈ વ્યક્તિગત સંદેશ મોકલી શકે છે, અથવા કોઈ ખાનગી ખરીદી માટે પુષ્ટિકરણ તમારા કાર્યસ્થળના ઇનબોક્સમાં આવી શકે છે. જ્યારે તે થાય છે, ત્યારે તેને ત્યાં જ રહેવા ન દો.

જે ક્ષણે કોઈ વ્યક્તિગત ઇમેઇલ આવે, તેને ચોક્કસ ફોલ્ડરમાં ખસેડો. તેને એક સ્પષ્ટ નામ આપો જેમ કે "ખાનગી" or "વ્યક્તિગત પત્રવ્યવહાર." આ સરળ ક્રિયા દર્શાવે છે કે તમે ઓળખો છો કે ઇમેઇલ કોઈ વ્યાવસાયિક ક્ષેત્રનો નથી અને તેને અલગ કરવા માટે પગલાં લીધાં છે. આ ફક્ત વ્યવસ્થિત ડિજિટલ ફાઇલિંગ વિશે નથી; તે એક કાનૂની સંકેત છે જે તમારા એમ્પ્લોયરને જણાવે છે કે સામગ્રી કાર્ય સંબંધિત નથી.

તમારી કંપનીની નીતિઓની કાળજીપૂર્વક સમીક્ષા કરો

છેલ્લે, તમારે રમતના સત્તાવાર નિયમો જાણવાની જરૂર છે. તમારા એમ્પ્લોયર પાસે એક લેખિત નીતિ હોવી જરૂરી છે જેમાં ઇમેઇલ અને ઇન્ટરનેટ મોનિટરિંગ અંગેના તેમના વલણની વિગતો આપવામાં આવે. તમારું કામ આ દસ્તાવેજ શોધવાનું છે - તે સામાન્ય રીતે કર્મચારી હેન્ડબુક અથવા તમારા રોજગાર કરારમાં હોય છે - અને તેને વાંચો.

કંપનીના અભિગમને સ્પષ્ટ કરતા કેટલાક મુખ્ય શબ્દસમૂહો શોધો:

• "નિરીક્ષણ માટે કાયદેસર વ્યવસાયિક હેતુઓ": આ વિભાગમાં સમજાવવું જોઈએ શા માટે તેઓ સંદેશાવ્યવહારનું નિરીક્ષણ કરી શકે છે, જેમ કે સુરક્ષા માટે અથવા ગેરવર્તણૂકની તપાસ કરવા માટે.
• "નિરીક્ષણનો અવકાશ": નીતિ સ્પષ્ટ થવી જોઈએ શું કયા સંજોગોમાં અને કયા સંજોગોમાં તેનું નિરીક્ષણ કરી શકાય છે.
• "કર્મચારીની ગોપનીયતાની અપેક્ષાઓ": કંપની સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરતી વખતે તમારે ગોપનીયતાની અપેક્ષા રાખવી જોઈએ કે નહીં તે સ્પષ્ટપણે જણાવતા કોઈપણ શબ્દો પર ધ્યાન આપો.

આ નીતિઓને સમજવી એ તેમને આંધળાપણે સ્વીકારવા વિશે નથી. તે તમે જે માળખામાં કામ કરી રહ્યા છો તે જાણવા વિશે છે. તે તમને તમારા વર્તનને તે મુજબ ગોઠવવા દે છે અને, વધુ અગત્યનું, કંપનીના કાર્યો ક્યારે તેના પોતાના જણાવેલા નિયમોથી ભટકી રહ્યા છે તે શોધી શકે છે. આ જ્ઞાન કાર્યસ્થળ પર તમારી ગોપનીયતાને સુરક્ષિત રાખવા માટે એક આવશ્યક સાધન છે.

જો તમને ગેરકાયદેસર દેખરેખની શંકા હોય તો શું કરવું

તમારા એમ્પ્લોયર તમારા ખાનગી ઇમેઇલ્સ વાંચી રહ્યા છે એવું વિચારવું ખૂબ જ અસ્વસ્થ કરે છે. જો તમે આ પરિસ્થિતિમાં હોવ, તો ભાવનાત્મક રીતે નહીં પણ પદ્ધતિસર કાર્ય કરવું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. તમારા વિકલ્પો જાણવા અને આગળ વધવાનો સ્પષ્ટ માર્ગ રાખવાથી સંભવિત ગોપનીયતા ઉલ્લંઘનનો સામનો કરવામાં ઘણો ફરક પડી શકે છે.

પહેલું, અને ઘણીવાર સૌથી રચનાત્મક, પગલું એ છે કે આંતરિક રીતે સમસ્યાનું નિરાકરણ લાવવાનો પ્રયાસ કરો. વિશ્વસનીય માનવ સંસાધન વ્યવસ્થાપક અથવા તમારી કંપનીના વર્ક્સ કાઉન્સિલના પ્રતિનિધિનો સંપર્ક કરો (ઓન્ડરનિંગ્સરાડ) એક શક્તિશાળી પગલું હોઈ શકે છે. આ ચેનલો ખાસ કરીને કર્મચારીઓની ચિંતાઓને મધ્યસ્થી કરવા માટે બનાવવામાં આવી છે અને કંપનીની નીતિ અને કાનૂની જવાબદારીઓ બંનેમાં સારી રીતે વાકેફ છે.

જ્યારે તમે તમારી ચિંતાઓ વ્યક્ત કરો છો, ત્યારે તૈયાર રહો. શક્ય હોય તે બધું દસ્તાવેજીકૃત કરો: તારીખો, ચોક્કસ ઇમેઇલ્સ જે તમને લાગે છે કે ઍક્સેસ કરવામાં આવ્યા હતા, અને કોઈપણ પુરાવા જે તમારી શંકાને સમર્થન આપે છે. તમારા કેસને શાંતિથી અને તથ્યપૂર્ણ રીતે રજૂ કરવાથી HR અથવા વર્ક્સ કાઉન્સિલ માટે યોગ્ય રીતે તપાસ કરવાનું ખૂબ સરળ બનશે. આ આંતરિક માર્ગ હંમેશા તમારા માટે પ્રથમ પોર્ટ હોવો જોઈએ, કારણ કે તે ઘણીવાર ઉકેલ માટે સૌથી ઝડપી માર્ગ પ્રદાન કરે છે.

તમારી ફરિયાદને બાહ્ય રીતે આગળ ધપાવવી

જો આંતરિક ચર્ચાઓથી સમસ્યાનો ઉકેલ ન આવે, અથવા તમને લાગે કે તમારી ચિંતાઓ નકારી કાઢવામાં આવી રહી છે, તો શું? તમારો આગળનો વિકલ્પ એ છે કે આ બાબતને બાહ્ય રીતે આગળ ધપાવવી. આ એક મહત્વપૂર્ણ પગલું છે, કારણ કે તે તમારી ફરિયાદને કંપનીના આંતરિક મુદ્દાથી સત્તાવાર કાનૂની મુદ્દામાં ખસેડે છે.

તમને ઔપચારિક ફરિયાદ નોંધાવવાનો અધિકાર છે ડચ ડેટા પ્રોટેક્શન ઓથોરિટી (Autoriteit Personsgegevens અથવા AP). AP એ રાષ્ટ્રીય નિયમનકારી સંસ્થા છે જે નેધરલેન્ડ્સમાં GDPR અને અન્ય ગોપનીયતા કાયદાઓ લાગુ કરવા માટે જવાબદાર છે.

AP માં ફરિયાદ નોંધાવવાથી એક સત્તાવાર પ્રક્રિયા શરૂ થાય છે. તેઓ તમારા એમ્પ્લોયરની ક્રિયાઓની તપાસ કરી શકે છે અને, જો તેમને લાગે કે ઉલ્લંઘન થયું છે, તો તેમની પાસે નોંધપાત્ર દંડ લાદવાની અને સુધારાત્મક પગલાં લેવાની સત્તા છે, જેનાથી કંપનીને તેની પ્રથાઓ બદલવાની ફરજ પડે છે.

આ પગલું હળવાશથી લેવા જેવું નથી, પરંતુ ગોપનીયતા ભંગ માટે સંસ્થાઓને જવાબદાર ઠેરવવા માટે તે એક મહત્વપૂર્ણ સાધન છે.

કાનૂની સલાહ ક્યારે લેવી

કેટલાક કિસ્સાઓમાં, ખાસ કરીને જો દેખરેખના કારણે ઔપચારિક ચેતવણી અથવા તો બરતરફી જેવા ગંભીર પરિણામો આવ્યા હોય, તો તમારે વ્યાવસાયિક કાનૂની સલાહ લેવાનું ગંભીરતાથી વિચારવું જોઈએ. રોજગાર વકીલ તમારી પરિસ્થિતિની અનન્ય વિગતોના આધારે ચોક્કસ માર્ગદર્શન આપી શકે છે. તેઓ તમને તમારા કેસની મજબૂતાઈ સમજવામાં મદદ કરી શકે છે અને તમારા એમ્પ્લોયર સાથેની કોઈપણ ચર્ચામાં અથવા કાનૂની કાર્યવાહીમાં તમારું પ્રતિનિધિત્વ કરી શકે છે.

કાનૂની કાર્યવાહી કરવી કદાચ ડરામણી લાગે, પરંતુ તમારા બધા વિકલ્પોને સમજવું એ મુખ્ય બાબત છે. ગેરકાયદેસર દેખરેખ અન્ય રોજગાર મુદ્દાઓ સાથે જટિલ રીતે છેદે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે આ વિવાદોને કેવી રીતે નેવિગેટ કરવા તે વિશે અમારી માર્ગદર્શિકા વાંચીને વધુ જાણી શકો છો કર્મચારીની બરતરફીને કાયદેસર રીતે કેવી રીતે હેન્ડલ કરવી. એક નિષ્ણાત સ્પષ્ટ મૂલ્યાંકન પ્રદાન કરી શકે છે અને ડચ રોજગાર અને ગોપનીયતા કાયદાની જટિલતાઓને સમજવામાં તમારી મદદ કરી શકે છે, જેથી ખાતરી કરી શકાય કે સમગ્ર પ્રક્રિયા દરમિયાન તમારા અધિકારો સંપૂર્ણપણે સુરક્ષિત છે.

ઇમેઇલ ગોપનીયતા વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

નિયમો જાણતા હોવા છતાં, કેટલીક પરિસ્થિતિઓ થોડી અસ્પષ્ટ લાગી શકે છે. ચાલો ડચ કાર્યસ્થળમાં ઇમેઇલ ગોપનીયતાની વાત આવે ત્યારે ઉદ્ભવતા કેટલાક સૌથી સામાન્ય પ્રશ્નોને સ્પષ્ટ કરીએ.

શું મારા નોકરીદાતા ડિલીટ કરેલા ઈમેલ વાંચી શકે છે?

હા, તે ખૂબ જ સંભવ છે કે તેઓ કરી શકે છે. જ્યારે તમે કોઈ ઈમેલ પર 'ડિલીટ' દબાવો છો, ત્યારે તે સામાન્ય રીતે "ડિલીટ કરેલી વસ્તુઓ" ફોલ્ડરમાં રહે છે. તે હજુ સુધી કાયમ માટે ગયું નથી.

વધુ મહત્ત્વની વાત એ છે કે, મોટાભાગના વ્યવસાયો અત્યાધુનિક બેકઅપ સિસ્ટમ્સ ચલાવે છે. આ સિસ્ટમ્સ આર્કાઇવ કરે છે બધા ઈમેલ ડેટા, ઘણીવાર કાનૂની પાલન અથવા આપત્તિ પુનઃપ્રાપ્તિ માટે. આનો અર્થ એ છે કે જો તમે તમારા પોતાના મેઈલબોક્સમાંથી ઈમેલને કાયમી ધોરણે સાફ કરો છો, તો પણ તેની નકલ કંપનીના સર્વર પર હાજર રહેવાની શક્યતા છે. જો તમારા એમ્પ્લોયર પાસે તપાસ કરવાનું કાયદેસર, કાયદેસર રીતે યોગ્ય કારણ હોય, તો તેઓ ઘણીવાર આ આર્કાઇવ કરેલા સંદેશાઓ મેળવી શકે છે.

ઈમેલ ડિલીટ કરવાથી તે કાયમ માટે અદૃશ્ય થઈ જતો નથી.

મારા અંગત ઉપકરણ વિશે શું?

કામ માટે તમારા પોતાના લેપટોપ અથવા ફોનનો ઉપયોગ કરવો વધુ ખાનગી લાગે છે, પરંતુ તે જ સામાન્ય નિયમો લાગુ પડે છે. જે ક્ષણે તમે તમારા વ્યક્તિગત ઉપકરણને કંપનીના નેટવર્ક સાથે કનેક્ટ કરો છો અથવા તમારા કાર્યસ્થળના ઇમેઇલને ઍક્સેસ કરવા માટે તેનો ઉપયોગ કરો છો, તે ક્ષણે તમારા વ્યાવસાયિક સંદેશાવ્યવહાર એમ્પ્લોયરની નીતિઓ હેઠળ આવે છે.

વાસ્તવિક પ્રશ્ન એ નથી કે ઉપકરણ કોની માલિકીનું છે, પરંતુ ઇમેઇલ એકાઉન્ટ અને તેમાંથી વહેતા ડેટા કોની માલિકીનું છે. કાર્ય સંબંધિત ઇમેઇલ્સ કંપનીની મિલકત માનવામાં આવે છે, પછી ભલે તમે તેને કંપનીના પીસી પર અથવા તમારા વ્યક્તિગત સ્માર્ટફોન પર ચકાસી રહ્યા હોવ.

આ જ કારણ છે કે તમારી પોતાની ગોપનીયતાને સુરક્ષિત રાખવા માટે તમારા વ્યક્તિગત અને વ્યાવસાયિક ખાતાઓ વચ્ચે સ્પષ્ટ રેખા રાખવી ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે.

શું ચેટ સંદેશાઓ પર પણ નજર રાખવામાં આવે છે?

ચોક્કસ. તમે કાર્યસ્થળના પ્લેટફોર્મ પર મોકલો છો તેવા સંદેશાઓ જેમ કે સ્લેક, માઈક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ, અથવા અન્ય આંતરિક ચેટ સિસ્ટમ્સને ડચ ગોપનીયતા કાયદા હેઠળ ઇમેઇલની જેમ જ ગણવામાં આવે છે. તે વ્યવસાયિક સંદેશાવ્યવહાર છે, સાદા અને સરળ.

આનો અર્થ એ થયો કે જો નોકરીદાતા કાયદેસર હિત ધરાવતા હોય અને દેખરેખ જરૂરી અને પ્રમાણસર હોય તેની ખાતરી કરવાના કડક કાનૂની પરીક્ષણો પૂર્ણ કરે તો તેઓ તેમનું નિરીક્ષણ કરી શકે છે.

ઇમેઇલની જેમ, તમારા એમ્પ્લોયર પાસે એક પારદર્શક નીતિ હોવી જોઈએ જે તમને આ પ્લેટફોર્મ્સ પર કોઈપણ સંભવિત દેખરેખ વિશે જણાવે. ક્યારેય એવું ન માનો કે કંપની સિસ્ટમ પર કોઈ સાથીદાર સાથે "ખાનગી" ચેટ ખરેખર ગુપ્ત છે. આ વાતચીતો કંપનીના ડિજિટલ રેકોર્ડનો ભાગ બની જાય છે અને કાયદેસર તપાસમાં તેનો ખુલાસો થઈ શકે છે.