એમ્પ્લોયર તરીકે, તમારા કર્મચારીઓનો ડેટા યોગ્ય રીતે સંગ્રહિત કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. આમ કરવાથી, તમે કર્મચારીઓના વ્યક્તિગત ડેટાના કર્મચારીઓના રેકોર્ડ રાખવા માટે બંધાયેલા છો. આવા ડેટાનો સંગ્રહ કરતી વખતે, પ્રાઇવસી એક્ટ જનરલ ડેટા પ્રોટેક્શન રેગ્યુલેશન (AVG) અને અમલીકરણ એક્ટ જનરલ ડેટા પ્રોટેક્શન રેગ્યુલેશન (UAVG) ને ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે. AVG વ્યક્તિગત ડેટાની પ્રક્રિયાના સંબંધમાં એમ્પ્લોયર પર જવાબદારીઓ લાદે છે. આ ચેકલિસ્ટ દ્વારા, તમે જાણશો કે તમારી કર્મચારીઓની ફાઇલો આવશ્યકતાઓનું પાલન કરે છે કે કેમ.
- કર્મચારી ફાઇલમાં કયા ડેટા પર પ્રક્રિયા કરી શકાય છે?
મુખ્ય નિયમ જે અનુસરવામાં આવે છે તે એ છે કે કર્મચારીઓની ફાઇલના હેતુ માટે ફક્ત જરૂરી ડેટા શામેલ હોઈ શકે છે: કર્મચારી સાથેના રોજગાર કરારનું યોગ્ય પ્રદર્શન.
કોઈ પણ સંજોગોમાં, 'સામાન્ય' વ્યક્તિગત ડેટા રાખવામાં આવશે જેમ કે:
- નામ;
- સરનામું;
- જન્મ તારીખ;
- પાસપોર્ટ/ઓળખ કાર્ડની નકલ;
- BSN નંબર
- રોજગારના નિયમો અને શરતો અને જોડાણ સહિત સહી કરેલ રોજગાર કરાર;
- કર્મચારીઓની કામગીરી અને વિકાસ ડેટા, જેમ કે મૂલ્યાંકન અહેવાલો.
એમ્પ્લોયરો અન્ય ડેટા જેમ કે એમ્પ્લોયરની અંગત નોંધો, ગેરહાજરીનો રેકોર્ડ, ફરિયાદો, ચેતવણીઓ, ઇન્ટરવ્યુના રેકોર્ડ વગેરેનો સમાવેશ કરવા માટે કર્મચારીઓની ફાઇલને વિસ્તૃત કરવાનું પસંદ કરી શકે છે.
એમ્પ્લોયર તરીકે, કાનૂની જાળવણી સમયગાળાના સંબંધમાં સચોટતા અને ચોકસાઈને અનુસરવા માટે આ ડેટાને નિયમિતપણે અપડેટ કરવું મહત્વપૂર્ણ છે.
- કર્મચારી ફાઇલમાં 'સામાન્ય' વ્યક્તિગત ડેટાની પ્રક્રિયા ક્યારે થઈ શકે?
કર્મચારીની ફાઇલમાં ક્યારે અને કયો 'સામાન્ય' વ્યક્તિગત ડેટા સંગ્રહિત થઈ શકે છે તે એમ્પ્લોયરને ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ. કલમ 6 AVG હેઠળ, નોકરીદાતાઓ 6 કારણો દ્વારા કર્મચારીઓની ફાઇલમાં 'સામાન્ય' વ્યક્તિગત ડેટા સ્ટોર કરી શકે છે. આ કારણોમાં શામેલ છે:
- કર્મચારીએ પ્રક્રિયા માટે સંમતિ આપી છે;
- કર્મચારી (રોજગાર) કરારના અમલ માટે પ્રક્રિયા જરૂરી છે;
- એમ્પ્લોયર (જેમ કે કર અને યોગદાન ચૂકવવા)ની કાનૂની જવાબદારીને કારણે પ્રક્રિયા જરૂરી છે;
- કર્મચારી અથવા અન્ય કુદરતી વ્યક્તિના મહત્વપૂર્ણ હિતોનું રક્ષણ કરવા માટે પ્રક્રિયા જરૂરી છે (એક ઉદાહરણ ભજવે છે જ્યારે તીવ્ર ભય નિકટવર્તી હોય પરંતુ કર્મચારી સંમતિ આપવા માટે માનસિક રીતે અસમર્થ હોય);
- જાહેર હિત/જાહેર હુકમ માટે પ્રક્રિયા જરૂરી છે;
- એમ્પ્લોયર અથવા તૃતીય પક્ષના કાયદેસરના હિતોને સંતોષવા માટે પ્રક્રિયા કરવી જરૂરી છે (સિવાય કે જ્યાં કર્મચારીના હિત એમ્પ્લોયરના કાયદેસરના હિતોને વટાવે છે).
- કર્મચારી ફાઇલમાં કયા ડેટા પર પ્રક્રિયા થવી જોઈએ નહીં?
ફાઇલમાં સમાવિષ્ટ 'સામાન્ય' ડેટા ઉપરાંત, એવા ડેટા પણ છે જે (સામાન્ય રીતે) શામેલ ન કરવા જોઈએ કારણ કે તે પ્રકૃતિમાં ખાસ કરીને સંવેદનશીલ હોય છે. આ 'ખાસ' ડેટા છે અને તેમાં શામેલ છે:
- માન્યતાઓ;
- જાતીય અભિગમ;
- જાતિ અથવા વંશીયતા;
- તબીબી ડેટા (કર્મચારી દ્વારા સ્વૈચ્છિક રીતે પ્રદાન કરવામાં આવે તે સહિત).
'સ્પેશિયલ' ડેટા માત્ર 10 અપવાદોમાં AVG હેઠળ સંગ્રહિત થઈ શકે છે. મુખ્ય 3 અપવાદો નીચે મુજબ છે:
- કર્મચારીએ પ્રક્રિયા માટે સ્પષ્ટ સંમતિ આપી છે;
- તમે વ્યક્તિગત ડેટા પર પ્રક્રિયા કરો છો જે કર્મચારીએ પોતે હેતુપૂર્વક જાહેર કર્યો છે;
- ઓવરરાઇડિંગ જાહેર હિત માટે પ્રક્રિયા જરૂરી છે (આનો ઉપયોગ કરવા માટે ડચ કાનૂની આધાર જરૂરી છે).
- કર્મચારી ફાઇલ સુરક્ષા પગલાં
કર્મચારીઓની ફાઇલ જોવાની મંજૂરી કોને છે?
કર્મચારીઓની ફાઇલ ફક્ત તે વ્યક્તિઓ દ્વારા જ જોઈ શકાય છે જેમના માટે કાર્ય કરવા માટે ઍક્સેસ જરૂરી છે. આ વ્યક્તિઓમાં, ઉદાહરણ તરીકે, એચઆર વિભાગના એમ્પ્લોયર અને કર્મચારીઓનો સમાવેશ થાય છે. કર્મચારીને પોતે/તેણીના કર્મચારીઓની ફાઇલ જોવાનો અને ખોટી માહિતી સુધારવાનો પણ અધિકાર છે.
ફાઇલ માટે સુરક્ષા જરૂરિયાતો
આ ઉપરાંત, એ ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે કે AVG કર્મચારીઓની ફાઇલોના ડિજિટલ અથવા પેપર સ્ટોરેજ પર આવશ્યકતાઓ લાદે છે. એમ્પ્લોયર તરીકે, તમે કર્મચારીની ગોપનીયતાના રક્ષણ માટે પગલાં લેવા માટે બંધાયેલા છો. તેથી ફાઇલને સાયબર ક્રાઇમ, અનધિકૃત ઍક્સેસ, ફેરફાર અથવા કાઢી નાખવા સામે રક્ષણ આપવું આવશ્યક છે.
- સ્ટાફ ફાઇલ રીટેન્શન અવધિ
AVG જણાવે છે કે વ્યક્તિગત ડેટા મર્યાદિત સમયગાળા માટે રાખી શકાય છે. કેટલાક ડેટા વૈધાનિક રીટેન્શન સમયગાળાને આધીન છે. અન્ય ડેટા માટે, એમ્પ્લોયરને ડેટાની ચોકસાઈની ભૂંસી નાખવા અથવા સામયિક સમીક્ષા માટે સમય મર્યાદા સેટ કરવી જરૂરી છે. AVG જણાવે છે કે અચોક્કસ ડેટા ફાઇલમાં રાખવામાં આવે તેની ખાતરી કરવા માટે વાજબી પગલાં લેવા જોઈએ.
સ્ટાફ ફાઇલ રીટેન્શન સમયગાળા વિશે વધુ જાણવા માંગો છો? પછી અમારો બ્લોગ વાંચો કર્મચારી ફાઇલ રીટેન્શન અવધિ.
શું તમારી કર્મચારી ફાઇલ ઉપર સૂચિબદ્ધ જરૂરિયાતોને પૂર્ણ કરે છે? પછી શક્યતા છે કે તે AVG સુસંગત છે.
જો, આ બ્લોગ વાંચ્યા પછી, તમને હજુ પણ કર્મચારીની ફાઇલ અથવા AVG વિશે પ્રશ્નો હોય, તો કૃપા કરીને અમારો સંપર્ક કરો. અમારા રોજગાર વકીલો તમને મદદ કરવામાં આનંદ થશે!